Adobe med nådestøt mot faksen

Faksmaskinen har vært på vei ut lenge, men den er seiglivet, ikke minst fordi den har vært et viktig verktøy til å få oversendt håndskrevne signaturer i full fart. Det har mange erfart i budrunder på boligmarkedet.

Heretter kan du bruke kameraet på mobilen eller nettbrettet til å skanne inn dokumenter som raskt konverteres til digitale dokumenter – og som kan signeres der og da.

Nye tall fra analysebyrået IDC viser at 80 prosent av dokumentarbeidet ennå ikke er digitalisert og at europeiske kontorarbeidere brukere mer enn en tredjedel av arbeidstiden til å administrere dokumentprosesser i stedet for å gjøre produktivt arbeid.

Dokumenter gjør fortsatt både ett og flere skifter fra digitalt format til papir og tilbake igjen – særlig når underskrifter er involvert.

Med sine nye dokumentløsninger håper Adobe å kunne revolusjonere dokumentbehandlingen i både små og store bedrifter og organisasjoner.

Det kommer en egen «enterprise-versjon» med ekstra høy sikkerhet og ekstra detaljert dokumentflyt-styring for store bedrifter og organisasjoner.

Adobe Acrobat DC

Kjernen i det nye systemet er Adobe Acrobat DC, en ny versjon av det velkjente programmet for å opprette og behandle PDF-dokumenter, altså dokumenter i Portable Document Format. PDF-dokumenter kan distribueres på kryss og tvers av operativsystemer, maskinvaretyper og programvare.

PDF var opprinnelig et proprietært Adobe-format, men ble i 2008 omgjort til en åpen standard som nå administreres av en komite i den internasjonale standardiseringsorganisasjonen ISO.

Abonnement eller lisens

Med den nye Adobe Acrobat DC-løsningen, der DC står for Document Cloud, innfører Adobe mulighet for å abonnere på bedrifts- og proff-versjonene av Acrobat-programvaren, akkurat som folk i kreative yrker abonnerer på Photoshop og de andre kreative programmene i Adobe Creative Cloud-systemet.

Men i motsetning til i Creative Cloud kan man fortsette å anskaffe Acrobat-programvaren på vanlig lisensbasis, hvis man foretrekker det fremfor å abonnere. I skrivende stund er hverken lisens- eller abonnementspriser kunngjort, men Adobe sier at prisene generelt vil bli litt lavere enn før.

Adobe bekrefter overfor PC World/Computerworld at alle som har fullt abonnement på Adobe Creative Cloud, automatisk får med både Acrobat-programvaren og den nye skyløsningen.

Tredje skyløsning

Dette er den tredje skyløsningen Adobe lanserer.

Først kom Adobe Creative Cloud med en stor samling kreativ programvare for å håndtere foto, video, illustrasjoner, lyd, layout på papir og web og mye annet.

Deretter lanserte Adobe sin Marketing Cloud-løsning med en masse verktøy knyttet til salg, markedsføring og annonsering på nettet.

Og nå kommer altså Adobe Document Cloud.

Apper og berøringsskjermer

Det er ikke bare den gamle telefaksmaskinen som berøres av Adobes nye dokumentløsning. Også dokumentskanneren får ny konkurranse, i første rekke fra smartmobiler og nettbrett.

Adobe kommer nå med to viktige nye apper: Acrobat Mobile og Fill & Sign.

Med disse appene installert kan man enkelt ta et bilde av et dokument med kameraet i mobilen eller nettbrettet. Systemet er såpass avansert at man ikke engang trenger å anstrenge seg for å få rette kanter. Med noen enkle prosesser blir dokumentet «tolket» og digitalisert. Adobe har bygd inn avansert Photoshop-teknologi i Acrobat DC til forbedring av fotograferte og innskannede dokumenter.

Man kan både opprette, redigere, kommentere og signere dokumenter direkte på smarttelefon og nettbrett i denne løsningen, og fylle inn felter inn skjemaer.

– I en tid hvor vi bruker ting som BankID og mobilbetaling virker det som en levning fra fortiden å måtte omgjøre et dokument fra PDF til papir og tilbake til PDF etter at det er blitt signert. Nå får alle muligheten til å signere direkte på en digital enhet og dermed spare både tid og toner i kontormaskinene, sier Jenny Höglund, nordisk markedssjef for Document Cloud hos Adobe.

Gratis eSign Services, tidligere Adobe EchoSign, er inkludert i alle typer abonnement på Acrobat DC. Dette betyr at man kan sende og signere et dokument elektronisk fra en hvilken som helst enhet uten å betale ekstra.

«Document disconnect»

IDC bruker betegnelsen «document disconnect» om  alle forstyrrelsene i dokumentflyten som den store mengden papirdokumenter skaper.

– Virksomheter i alle størrelser og bransjer – over hele verden – opplever forsinkelser og feil på tvers av forretningskritiske områder som salgskontrakter, fakturering, innkjøp, rekruttering og ansettelse. Dette er et alvorlig hinder som ifølge respondentene negativt påvirker omsetning, forretningsavtaler, kostnader, produktivitet og kundeopplevelse, sier Höglund.

IDC-undersøkelsen, der over 5000 respondenter i flere land er spurt, viser at hvis man får løst «document disconnect»-problemet, vil bedriftene øke omsetningen med 36 prosent, redusere kostnadene med 30 prosent og redusere antallet avtalebrudd med 23 prosent.

Faktisk svarer tre av fem at de ville skifte jobb hvis det innebar en større reduksjon av papir- og administrasjonsarbeid.

Standard og Pro

Acrobat-programvaren vil fortsatt komme i en gratis Reader-versjon og i en Standard- og en Pro-versjon.

Til større bedrifter og organisasjoner vil Adobe dessuten tilby Document Cloud for Enterprise, og her kommer det også en Premium-versjon av Acrobat.

Firmaer som er opptatt av dokumentsikkerhet kan for øvrig merke seg at man ikke er nødt til å lagre alle dokumenter i Adobes skyløsning. Ifølge Adobe byr løsningen på «en myriade av valgmuligheter» når det gjelder spørsmålet om hvor dokumenter skal lagres. For eksempel skal systemet kunne integreres tett med Microsoft SharePoint-løsninger, heter det.

Adobe Document Cloud og Acrobat DC vil være tilgjengelig innen 17. april.

På mobil- og brettsiden kommer de nye appene i første omgang til iOS- og Android-enheter, mens Windows Phone bare får nye Acrobat Reader foreløpig. Men en komplett Windows Phone-versjon er under utvikling, lover Adobe.