Det handler om å forstå brukernes behov

Når vi har funnet tidstyvene starter arbeidet med å fjerne dem. Det arbeidet starter nå. I november fikk Kommunal- og moderniseringsdepartementet over 1.200 forslag fra statlige virksomheter om regler, rutiner og krav som bør endres fordi de er tungvinte eller unødvendige og stjeler viktig tid fra ansatte i etatene. Innspillene vitner om at ansatte og ledere i staten er opptatt av å bidra og om at det er store muligheter for å forenkle og forbedre.

Eksempler på tidstyver som er meldt inn av mange er rapporteringsbyrden for statlige virksomheter, anskaffelsesregelverket, mangelfulle felles ikt-systemer, regel- og avtaleverk på personalområdet og plan- og bygningsloven.

Med så mange innspill kan ikke alt gjøres samtidig. Vi er i gang med å sortere og prioritere. Noen av tidtyvene kan fjernes raskt. Andre vil inngå naturlig som en del av pågående reformprosesser, som for eksempel arbeidet med å legge flere oppgaver til kommunene og komme vekk fra statlig detaljstyring. På enkelte områder vil det noen mener er tidstyver bli vurdert av andre som helt nødvendige regler og kontrollmekanismer for å sikre en felles standard. Derfor skal fagdepartementene nå gå igjennom og vurdere tidstyver som er meldt inn på sine områder, blant annet for å sortere det som er enkelt å løse fra det mer krevende.

Men fjerning av tidstyver handler ikke bare om regler, rutiner og oppgavefordeling. Ofte vil svaret på utfordringen handle om metodene vi bruker til å løse det egentlige problemet er gode nok. Detaljstyring, regler og kontroll er gjerne resultatet av velmente forsøk på å løse oppgaver bedre, men de blir symptomer på at noe er designet feil og at mål og virkemidler ikke henger sammen.

En fornyet og forenklet offentlig sektor, med smartere arbeidsprosesser og bedre digitale tjenester, handler også om bedre design av løsninger der brukerens behov står i sentrum. Bruk av tjenestedesign ved utvikling av digitale løsninger er en slik metode som kan bidra til å gjøre noe med de egentlige problemene.

Vi kjenner godt til selvbetjeningsløsninger som forhåndsutfylte selvangivelser, NAVs pensjonsberegning, Lånekassens prosesser for studielån og Helfos ordning med refusjon av helseutgifter over fastsatt tak. Oslo legevakt har samarbeidet med tjenestedesignere om å skape et bedre tilbud. "Trygg og informert fra A til Å" er en kombinasjon av bedre skilting, endrete rutiner og ny ikt-løsning. Pasientene er bedre informert og flere opplever trygghet. Ullevål sykehus har brukt tjenestedesign når de har redusert ventetiden for brystkreftdiagnostikk for kvinner ved henvisning fra tre måneder til en uke.

Flere av disse har samarbeidet med Design- og arkitektursenteret (Doga) i et program for designdrevet innovasjon. Regjeringen ønsker at flere skal kunne lære av disse erfaringene og vi vil styrke arbeidet med bedre tjenestedesign.

Tidstyvjakten handler om å gjøre det enklere for brukerne, enten de er innbyggere, næringsliv eller ansatte i det offentlige. I år har vi særlig jaktet tidstyver internt i statlig forvaltning. Neste år skal vi fange tyvene som stjeler tiden til innbyggere, næringsliv, ideelle organisasjoner og kommuner. Men det er viktig å huske på at tidstyvjakt ikke er et skippertak som løser problemene en gang for alle. Det er en kulturbygging for kontinuerlig forbedring i offentlig sektor.

Paul Chaffey, statssekretær i KMD