Sitte i celle eller i åpent kontorlandskap?

Den utstrakte, og økende, bruken av åpne kontorlandskap for it-utviklere og andre arbeidstagere som utfører mentalt krevende arbeid er et eksempel på dette.

Forskningen har i flere tiår levert resultater som så å si kun viser at åpne kontorlandskap har negative effekter. En omfattende oppsummering av 49 undersøkelser på åpne kontorlandskap (The effect of office concepts on worker health and performance: a systematic review of the literature, Ergonomics, 2005) konkluderte med at det å arbeide i åpne kontorlandskap typisk reduserer privatliv og jobbfornøydhet, øker mental belastning (cognitive workload) og forverrer relasjonen mellom medarbeidere.

En dansk studie fra 2011 som omfattet 2.403 arbeidstagere rapporterte at åpne kontorlandskap ga hele 62 prosent høyere sykefravær, selv etter justeringer for ulikheter i type arbeid og andre faktorer som kunne spille inn (Sickness absence associated with shared and open-plan offices - national cross sectional questionnaire survey, Scandinavian journal of work, environment and health, 2011). 

Fleksiløsninger, for eksempel løsninger der kontorlandskapet ikke er helt åpent men har stillerom, møterom og prosjektrom, synes typisk å gi bedre resultater enn åpne kontorlandskap, men dårligere enn celle-kontorer. Det er i det hele tatt overraskende vanskelig å finne forskning som konkluderer med noe særlig positivt om åpne kontorlandskap. Det er på den annen side ikke vanskelig å finne positive utsagn fra industrien selv om effekten av åpne kontorlandskap. I følge Telenors nettside jobbsmartere.no skal Telenor-sjef Baksaas ha hevdet at den åpne kontorløsningen til Telenor er en av hovedårsakene til at Telenor har tatt steget fra å være en traust monopolist til å bli et verdensledende telekomselskap med over 150 millioner mobilabonnenter. Intet mindre.

Det store spørsmålet er hvem som har rett om åpne kontorlandskap. Tar flere titalls forsknings-studier feil? Klarer ikke forskningen å fange opp de typer åpne, eller delvis åpne, kontorlandskap som faktisk er effektive. Vet ikke bedriftene sitt eget beste og er blitt lurt av interiør-arkitektene til å tro at det estetisk vakrere også er det meste effektive? Tror de som tar avgjørelsen på forskningen, men mener at kostnadsbesparelsene ved åpne landskap oppveier ulempene? Eller er det andre årsaker til dette store spriket mellom forskning og praksis?

Det er vanskelig å finne grunner til at så mange uavhengige forskningsstudier tar feil på de områdene som faktisk undersøkes. Det er heller grunn til å se på mulige årsaker til at industrien kan ha opparbeidet en overtro på gunstige effekt av åpne kontorlandskap. Mulige årsaker til dette er:

1. Kobling mot positive verdier: Åpenhet og fjerning av barrierer (vegger og dører) kobles mot høyverdige verdier og moderne organisasjonsprinsipper. Modernitet og innovasjonskraft symboliserer ved å bygge åpne kontorlandskap. Dette til tross for at åpne kontorlandskap like gjerne kunne vært koblet mot negative verdier som økt grad av overvåkning og reduksjon av privatliv. Terminologien celle-kontor (fengsel) og åpent landskap (natur) bygger opp under denne effekten.

2. Sikker besparelse, usikre negative effekter: Åpne kontorlandskap gir typisk et mindre arealbehov. Denne kostnadsbesparelsen er lett å beregne, mens negative effekter er mye vanskeligere å bedømme. Til tross for at mange tror at kostnadsreduksjon er viktig motivasjon for åpne kontorlandskap, brukes dette sjelden utad som begrunnelse. Forståelig nok, siden man ved å vektlegge kostnadsbesparelser, implisitt sier at de ansattes arbeidsforhold er mindre viktig.

3. Vi har løst problemet med de negative effektene: Det er en tro på at de negative effektene, som økt støy, kan kompenseres for gjennom stillerom, møterom og andre tiltak. Forskning viser at dette kan redusere de negative effektene, men at fleksi-løsninger likevel kommer dårligere ut en celle-kontorer.

4. Ingen reell evaluering av effekten: Få firma strekker seg lenger enn å spørre de ansatte hva de synes om innføringen av åpne kontorlandskap i etterkant av innføringen. Tall som rapporteres fra interne undersøkelser synes å gi vesentlig høyere fornøydhet enn i forskningsbaserte studier. Det er i tillegg metodiske svakheter med slike studier, som for eksempel at man tenderer til å forsøke å være fornøyd med det man ikke kan gjøre noe med (eller begynne i en ny jobb).

5. Ignoranse av forskningsresultater: Flere firma bruker kun erfaring fra andre som har innført åpne kontorlandskap og ikke har gjennomført en reell vurdering av effekten, og innspill fra interiørarkitekter. Forskning på området er delvis vanskelig tilgjengelig og oppleves kanskje ikke som relevant for akkurat den løsningen man selv skal innføre.

Noen liker å jobbe i åpne kontorlandskap. Noen hater det. Noen blir mindre forstyrret av andre i åpne landskap. Noen åpne kontorlandskap har ansatte med god disiplin som går inn på et møterom dersom de skal prate. Noen åpne kontorlandskap har mye støy. Noen kontorlandskap har stillerom der man går når krevende oppgaver skal løses. Effekten av åpne kontorlandskap vil derfor variere fra firma til firma, fra person til person og fra en type oppgave til en annen.

Det er imidlertid vanskelig å komme bort fra at så å si alle forskningsbaserte studier, både på reelle arbeidsplasser og også mer eksperimentelle studier, så å si kun finner negative effekter av åpne kontorlandskap. Selv ikke på områder som økt kommunikasjon ser det ut til å være dokumenterte positive effekter av åpne kontorlandskap, men heller tvert i mot.

Det er problematisk å hevde at all denne forskningen er irrelevant eller ugyldig, og det kommer stadig nye studier som gir det samme negative bildet av åpne kontorlandskap. Noen av disse undersøkelsene får oppmerksomhet i media, men i det store og hele synes de unisone forskningsresultatene å ha hatt forbløffende lite innvirkning på praksis. Det paradoksale er at det som i dag anses som den tidsriktige kontorløsningen på mange måter ble innført i begynnelsen av 1900-tallet i sammenheng med innføring av Tayloristiske ideer, det vil si ideer med fokus på overvåkning og ledelseskontroll av arbeidet til kontorarbeidere.

Det er et kunststykke at tilhengerne av kontorlandskap har klart å få en løsning med en slik historie og med så negative forsknings-baserte resultater til å oppfattes som tidsriktig og representere åpenhet og kommunikasjon.

Magne Jørgensen er professor ved Simula Research Laboratory.