Kostnader er mer enn kjøpesum

Bedrifter kjøper datamaskiner fordi de har bruk for systemer. De vet hva datamaskiner koster, men hva koster et system? Det er det ingen som vet. Det er som med hundevalper – det koster ikke så mye å få dem i hus, men deretter...

Kjernesystemer lever lenge, typisk i 15 år, og i løpet av livstiden endres de mange ganger. Det er alle disse endringene som koster. Hva det har kostet å ta et nytt system i bruk første gang har lite med systemets livsløpskostnader å gjøre. Tidlige designbeslutninger har enorm påvirkning på livstidskostnadene.

Eksempel

Her er et eksempel. Vi anskaffer et standardsystem. Å sette systemet i drift koster fem millioner. Det inkluderer bruksrett, implementering, opplæring osv. Vedlikehold og nye versjoner koster kanskje 550 000 i året. Driften beløper seg til 700 000 kroner i året inklusive infrastruktur, brukerstøtte, kontinuitet og andre nødvendigheter. I løpet av 15 år beløper dette seg til nesten 19 millioner. Livsløpskostnadene blir da 24 millioner. Å sette systemet i drift for første gang utgjør bare 20 prosent.

Dette er selvfølgelig en grov forenkling. Hvor er det blitt av alle de endringene som skjer i løpet av de 15 år systemet er i bruk? La oss si at vi bruker 850 000 kroner pr år på endringer i de åtte første årene og halvparten i de siste syv. Til sammen summerer endringskostnadene seg opp til nesten 10 millioner. Da blir livsløpskostnadene 34 millioner, og det å sette systemet i drift utgjør bare 15 prosent.

Da har vi ikke regnet inn integrasjonskostnader, plattformendringer og andre ting som miljøet rundt systemet fører med seg. Da blir andelen for den første igangsetting enda mindre. De færreste bedrifter lager slike regnestykker, de nøyer seg med å analysere hva det koster "å kjøpe valpen". Gartner har laget en analysemodell for å studere sammenhengene. Der det går an å få tak i pålitelige kostnadsdata, er de lagt inn.

Tre elementer

Modellen består av tre kostnadselementer: Ta systemet i bruk for første gang, drifte det og sørge for at det blir tilpasset skiftende, vanligvis stigende forretningsbehov. Femten år er valgt som livslengde. Ideen "når systemet er ferdig" ble forkastet – systemer blir aldri ferdige. Pålitelige driftskostnader er ikke lett å finne fordi de må skilles ut fra en større kostnadsmasse. Det er en sammenheng mellom driftskostnader og endringskostnader fordi større systemer blir dyrere å drifte, men det finnes ikke godt tallmateriale.

Det spennende spørsmålet er: Er det noen korrelasjon mellom livsløpskostnadene og kostnadene for å ta systemet i bruk for første gang? Blir livsløpskostnadene større hvis igangsettingskostnadene er store? Svaret har to dimensjoner. Den ene er hvor mye endringer systemet skal absorbere under sitt livsløp og den andre hvor tilpasningsdyktig det er designet. Mange systemer er laget ut fra prinsippet "raskt og billig". Da blir de krevende og kostbare å endre.

Svaret på spørsmålet er altså todimensjonalt. Det finns fire situasjoner. Hvis systemet endrer seg lite og det er designet "raskt og billig", utgjør igangsettingskostnadene omkring 8 prosent av livsløpskostnadene målt over 15 år. Hvis det endrer seg mye, men fortsatt var gjort "raskt og billig", ligger andelen rundt bare 2 prosent. 98 prosent av kostnadene påløper etterat systemet er tatt i bruk for første gang. Hvis systemet endrer seg lite og dessuten er designet med endringer for øye, blir andelen 16 prosent. For systemer som endrer seg mye, men er tilpasningsdyktige, er andelen 6 prosent.

Etter den søte kløe...

Hele materialet sett under ett gir en andel på 8 prosent. Tenk det, Hedda: Modellen viser at i snitt vil 92 prosent av kostnadene påløpe etter at systemet er tatt i bruk. Da er det ikke så lurt å henge seg opp i 8 prosenten.

Modellen forteller oss at spørsmålet bedriftene bør stille ikke er: "Skal vi investere i System X?" Et bedre spørsmål er: "Hvilke implementeringskriterier skal vi sette til System X?" Det lønner seg å tenke på livsløpet. Å velge veien "raskt og billig" betyr ikke at totalkostnadene blir mindre, de blir bare forskjøvet i tid. Og som oftest blir de større.