Ta det med en klype salt

Ni av ti gir terningkast seks til våre kurs i Excel. At også du vil få utbytte kan vi garantere.

For ingen setter spørsmålstegn ved slike kursutsagn. Excel er blitt en drivkraft, så stor at kun de færreste benytter regneark fra eksempelvis Libre Office. For Excel brukes til analyse, viktig analyse, for å forstå.

Excel er det viktigste produktet til Microsoft, hovedgrunnen til at Microsoft er solid forankret i alle virksomheter som har behov for et budsjett, behov for å gjøre en analyse. Excel er grunnen til at Microsoft ikke har mistet grepet hos ansatte som først og fremst vil bruke nettbrett og smarttelefoner.

Men skal man tro Forbes er Excel kanskje den farligste programvaren i verden. Det er slurv som skaper dramatiske situasjoner. Kombinasjonen av formler og celler kan være ødeleggende.

I 1989 kontrollregnet økonomiavdelingen manuelt et stort tilbud som ble presentert i et regneark. Veldig lite stemte. Formelen var ikke ajourført for å ta hensyn til nye data.

I dag regner ingen over innholdet i regneark, men like fullt bør noen gjøre en kvalitetsvurdering. Resultatet må tas med en klype salt.

Det er dramatisk når en internasjonal bank taper milliarder av dollar på grunn av en feil i en formel i regnearket.

Spørsmålet er hva kan vi stole på? Har regnearkentusiastene kontroll med innholdet? Det gjelder celler, formler og data. For datagrunnlaget er ofte ikke kvalitetssikret. Det er lagt inn av en ansatt etter beste skjønn. Det er så lett å registrere feil. En faktorfeil på ti er ikke alltid enkelt å oppdage.

For det handler om hva, hva, hva. Det bør handle om hvorfor og hvordan. Det gjelder innsikt. Uten innsikt er det vanskelig å gjøre noe med topplinjen.

Hva skjedde, hva skjer nå? Business Intelligence skal gi svaret, men det er lite intelligens i en rapport som i detalj viser hva som skjedde. Det er lite intelligens i en rapport over det som nettopp har skjedd.

Drømmen er å kunne forutse hva som vil skje. Først da er det mulig å justere. Drømmen er at basert på det vi vet, kan vi klart si noe om det som vil skje. For defleste gjelder det sjelden været. Det er farlig å styre en bil ved kontinuerlig å titte i bakspeilet.

Vi må forstå, skaffe oss innsikt. Hva skjedde, er en start. Hva skjer nå, er en fortsettelse, men hvorfor? Først når vi forstår hvorfor, er det mulig å spørre hvordan. For vi ønsker oss svar, svar som kan påvirke virksomhetens innsats.

Datavarehuset har i 25 år regjert som grunnlag for hva som skjedde. Rapportene og analysene er til å stole på. Dataene er kvalifiserte.

Men rapportene reflekterer de datasammenstillingene som var spennende da de ble definert. De viktige dataene ble definert som masterdata, men Masterdata er også historiske. Bør de vurderes på nytt basert dagens utvikling?

Men lite av innholdet i varehuset brukes. Rundt en tredjedel sier de med praktisk erfaring. For enten vet ikke brukerne at de kan få andre analyser, eller så er problemstillingene foreldet.

Det tar for lang tid og det koster for mye å forbedre analysene. Det er derfor Excel er blitt så populært for å vurdere en utvikling. Men Excel er først og fremst for bunnlinjen. Analysene skal først og fremst bidra til topplinjen.

Nye verktøy som er brukervennlige, som kan bidra til utforskning og oppdagelse, er derfor blitt veldig populære. De laster dataene inn i minnet slik at det er raskt å gjøre analyser, andre analyser enn de som kommer fra varehuset.

De viser resultatene grafisk. Farger antyder områder av interesse. Dernest stupes det ned i detaljer for å forstå hvorfor. Utfordringen er å stole på datagrunnlaget, for ofte benyttes andre kilder enn datavarehuset.

Resultatene må derfor tas med en klype salt. Brukeren skal være kvalifisert til å vurdere. Det er ikke mulig å oppdage svakheter hvis man ikke vet hva man leter etter. Men unøyaktige data kan være gode nok. Det viktigere å gjøre oppdagelser på riktig grunnlag enn på gode data av mindre interesse.

Beslutninger skal ikke tas på magefølelse. De skal tas på et tilfredsstillende datagrunnlag. Professor Erik Brynjolfsson påpeker at virksomheter som tar datadrevne beslutninger gjør