Microsoft Copilot kan bidra til å nå regjeringens KI-mål

Det er store forventninger til at kunstig intelligens skal bidra til effektivisering og digital transformasjon i Norge. KI skal bidra til omstilling og effektivisering av offentlig sektor – et arbeid som må tas på alvor, og som er svært viktig.

En av hovedsakene til Arbeiderpartiregjeringen er å «Forenkle, effektivisere og digitalisere offentlig sektor for å øke produktiviteten og gi næringslivet raskere saksbehandling og reduserte kostnader.»

Derfor skal 80 prosent av statlige virksomheter ta i bruk kunstig intelligens i løpet av 2025.

Det er mange eksempler på hvordan KI kan støtte offentlige arbeidsoppgaver. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) laget en oversikt over hvordan KI kan brukes for å effektivisere HR-arbeidet i offentlig sektor.

Men - rapporten IT i Praksis 2024 viser at selv om arbeidet er godt i gang på mange områder, er det mye som gjenstår.

Hvorfor Copilot?

Microsoft 365 Copilot er et verktøy for generativ kunstig intelligens som hjelper med alt fra å skrive tekster og oppsummere møter til å analysere data og lage presentasjoner. Den kan hjelpe ansatte med å få innblikk i hvilke oppgaver som skal utføres, og få hjelp til å samle informasjon og forberede arbeidsdagen sin.

Copilot er integrert i Microsoft 365-verktøy som Office, Teams og SharePoint, og gjør teknologien tilgjengelig på arbeidsplassen. 

Erfaringer viser at Copilot er nyttig, men trenger gode planer.

Administrasjonen i NTNU rapporterte i 2024 erfaringer fra sitt eget innføringsprosjekt for Copilot.

Rapporten sier at «verktøyet fungerer best når ansatte vet hvordan de skal bruke det».

Den viste også at å ta et slikt verktøy i bruk krever nøye planlegging, med vekt på brukeradopsjon, kompetanseheving, organisasjonsutvikling og IT-sikkerhet.

Finanstilsynet har på sin side involvert hele organisasjonen i testing, noe som bidrar til både kompetanseheving og økt digital modenhet.

Vår erfaring er at en blanding av utforsking og langsiktig endringsledelse er nøkkelen til suksess.

Bekymringer

Det er noen bekymringer vi må løfte opp.

For det første er Microsoft 365 Copilot et lisensiert produkt fra en stor, kommersiell leverandør. Dette gir kostnader som må tas med i beregningen. Det finnes en gratisversjon, men den har begrensninger som må vurderes.

For det andre krever en innføring av slik teknologi en langsiktig satsing som koster tid, penger og ressurser – og som krever mye av organisasjonen.

For det tredje er det nødvendig å ha stålkontroll på data og informasjonskvalitet i eget hus – og det kreves gjennomgang av sikkerhetsrutiner, tilganger, klassifisering og ikke minst personvern.

KI må tilgjengeliggjøres for å brukes

Regjeringens digitaliseringsstrategi trekker fram behovet for å bygge kompetanse og forståelse for kunstig intelligens. På sikt skal KI skape strategiske fordeler for Norge.

Dette betyr at teknologien må tilgjengeliggjøres slik at ansatte kan bruke den. Uten tilgang til KI er det vanskelig for ansatte å utforske og finne gode bruksområder.

På den andre siden må arbeidsgiver legge til rette for at ansatte kan teste ut teknologien sammen, og det krever planlegging og organisering. En moden, digital organisasjon står bedre rustet for å møte bølgen av endringer som kommer i kjølvannet av KI.

Dette er ikke minst viktig for å hindre «skygge-KI» - det vil si at ansatte tar i bruk KI-verktøy utenfor organisasjonen. Det kan være en betydelig sikkerhetsrisiko, ikke minst for offentlig sektor.

Kom i gang med Microsoft 365 Copilot

1. Start trygt: Copilot ser alt som brukeren kan se – og mer. Gjør en vurdering av sikkerhetsutfordringene, og start med en mindre pilotgruppe først.

2. Risikostyring: Gjør en grundig vurdering av datakilder, integrasjoner og personvern før bred implementering.

3. Motiver til kreativ utforskning: La ansatte eksperimentere med verktøyet, slik at de selv oppdager praktiske bruksområder.

4. Bygg kultur og kompetanse: Opprett ambassadørnettverk, og del gode eksempler og tips.

5. Lederinvolvering: Når ledelsen bruker verktøyet, inspireres ansatte til å ta i bruk KI i eget arbeid.

Riktig bruk av KI vil gi varige verdier

Vi trenger å få KI til å jobbe for oss. Paradoksalt nok er det først når ansatte kan bruke teknologien, at de får bruk for den. Regjeringen har store forventninger til bruk av KI i offentlig sektor. Vi mener at Microsoft 365 Copilot er en viktig brikke i regjeringens KI-løft.