Oppgraderer administrative løsninger i fellesskap

Store deler av universitets- og høgskolesektoren (UH) har gått sammen om å kjøpe felles systemer og tjenester for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning.

Det er Sopra Steria som skal levere de skybaserte løsningene som skal benyttes av minst 35 institusjoner med over 40.000 ansatte. I spissen for anskaffelsen står de statlige universitetene og høgskolene.  

Syv firma leverte tilbud 

Arbeidet med anskaffelsen startet i 2017 gjennom BOTT-samarbeidet (universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø). Anbudet ble utlyst i 2020 og syv firmaer konkurrerte om kontrakten, og Sopra Steria gikk seirende ut, og tjenestene fra it-konsulent-giganten er basert på en saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster. Avtalen har en anslått verdi på til sammen 430 mill. kroner, pluss opsjoner, over ti år. 

Med anskaffelsen har sektoren som mål å få på plass brukervennlige administrative løsninger som øker kvaliteten i saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. Det skriver NTNU i en pressemelding.

Administrerende direktør i Sopra Steria, Kjell Rusti, ser fram til å starte samarbeidet med UH-sektoren:

– Vi er svært fornøyde med dette spennende oppdraget. Vi ser at universitets- og høgskolesektoren er fremoverlente når de velger automatisering og innebygget arkivering. Denne skybaserte løsningen vil bistå med å sikre at brukeren er i fokus. Vi ser frem til et godt samarbeid, sier han. 

Innføres i 2023 og 2024 

Nå starter samarbeidet mellom leverandøren og avtalepartnerne om tilpasning og uttesting. NTNU blir pilotuniversitet, med planlagt lansering i januar 2023. Deretter kobler de andre universitetene og høgskolene seg på etappevis utover i 2023 og 2024.   

– Dette er en viktig milepæl for universitetssamarbeidet. Vi har et stort behov for å oppgradere en del av våre administrative løsninger. Nå får vi mer brukervennlige systemer og muligheten til å jobbe smartere, sier økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen ved NTNU, som har ledet styringsgruppa for anskaffelsen.   

– ­Samarbeid i sektoren er svært verdifullt for å få på plass nye og oppdaterte systemer og prosesser. Vi ser frem til å ta i bruk dette moderne systemet for saksbehandling og dokumentasjon en gang i 2023-2024, etter at NTNU har vunnet verdifulle erfaringer, sier leder for programstyret UH-17 og administrasjonsdirektør på NMBU, Lars Atle Holm.