Programvarefirma mener for mange applikasjoner gir kaos

En ny undersøkelse, gjennomført av Norstat for Intellisearch, viser at nordmenn har problemer med å gjenfinne dokumenter eller informasjon som de vet eksisterer i virksomhetens systemer.

Nesten tre av fire (72 prosent) oppgir at de har opplevd å ikke gjenfinne denne type informasjon. Det til tross for at de vet at informasjonen finnes - enten på intranettet, i mailen eller i de digitale løsningene i virksomheten, heter det i en pressemelding fra Intellisearch.

-- Mange vet ikke hvor de skal gjøre søket etter dokumentet de er på jakt etter og dermed leter man ikke bare etter nålen i høystakken, men man må også finne riktig høystakk, sier Lasse Ruud i Intellisearch i meldingen.

Ruud mener at det i mange virksomheter i dag er for mange enkeltstående applikasjoner å forholde seg til, og at det mangler en struktur når det kommer til hvilke applikasjoner og systemer man benytter seg av.

-- Det blir ofte for mye "egne rutiner", og systemene snakker ofte ikke med hverandre, sier Ruud.

Kompleks

Ifølge undersøkelsen, som er utført blant 1000 nordmenn, skal ansatte i større virksomheter har mer problemer med å gjenfinne dokumenter eller informasjon enn mindre virksomheter.

-- Dette kommer nok av at det er en større prosess med å flytte informasjon i en stor organisasjon til et nytt system, eksempelvis Sharepoint. Mange tyr kanskje til eksterne løsninger i overgangsfasen, fordi jobben må gjøres selv om systemet ikke er oppe og går. I tillegg er det i alle fall mange som forholder seg til ulike eksterne systemer fra før av, og for dem vil en overgang til et nytt system oppleves som "hår i suppa". Det vil være mer overkommelig for en liten virksomhet å gå over til et nytt system, og informasjon som blir bortgjemt i ryddesjauen vil være mindre, sier Ruud.

Strengere

Ruud mener at gode søk bare blir viktigere fremover ettersom man lagrer informasjon i varierte kanaler og systemer. Kanskje spesiellt med tanke på de nye kravene som er på plass om et snaut år.

-- Med den nye personvernforordningen, GDPR, på vei må du også sørge for å ha en oversikt ikke bare for din egen del, men rett og slett fordi det blir et strengere krav til hva du har "svevende" rundt i de mange løsningene. Da er gode søk ikke bare tidsbesparende, men helt nødvendig, sier Ruud.

Han mener at dette bør være mulig å få til både for små og store virksomheter med den teknologien som finnes i dag, og at teknologien vil gjøre høystakkene mindre ettersom du kan filtrere bort veldig mye informasjon bare med å identifisere hvem du er og hvilken rolle du har.

-- I tillegg vil høystakkene komprimeres og samles. Når du samtidig legger til at søketeknologien blir stadig bedre, så er det egentlig ikke snakk om en liten nål i en stor høystakk lenger, men en ganske enkel operasjon som sparer de ansatte og virksomheten mye tid og arbeid, sier Ruud.