Når kan arbeidsgiver lovlig gjøre innsyn?

Ansatte skal føle at deres grunnleggende rettigheter ivaretas når de utfører sin jobb, selv om arbeidet foretas i henhold til arbeidsgivers retningslinjer. Det er derfor behov for regler som bestemmer når arbeidsgiver kan foreta innsyn i den ansattes digitale aktivitet på arbeidsplassen. I denne artikkelen vil vi gi et overordnet innblikk i disse reglene.

Utgangspunktet er klart – arbeidsgiver kan ikke gjøre innsyn i arbeidstakers e-post, datamaskin, nettbrett eller andre bærere av elektroniske filer. Dette til tross for at arbeidsgiver gjerne har stilt slikt utstyr til disposisjon for den ansatte. Fra dette utgangspunktet finnes det imidlertid en begrenset mulighet for arbeidsgiver til å gjøre innsyn, likevel slik at loven oppstiller både vilkår og krav til fremgangsmåte i flere regelsett for at slikt innsyn skal være lovlig.

Personvernforordningen gjelder for de tilfellene hvor arbeidsgiver vil gjøre innsyn i arbeidstaker sin e-post eller private digitale filer mer generelt. I tillegg gjelder en egen forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (e-postforskriften). E-postforskriften gir mer spesifiserte regler for når innsyn er tillatt, samt hvordan arbeidsgiveren rent faktisk skal gå frem.

Etter e-postforskriften § 2 (1) kan en arbeidsgiver bare gjøre innsyn i nåværende eller tidligere ansattes e-post eller private digitale filer i to tilfeller. Det ene tilfellet innebærer at innsyn anses nødvendig for å ivareta den daglige driften av virksomheten eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Videre kan det foreligge en begrunnet mistanke om grove brudd på arbeidstakerens plikter.

Nødvendighetsvilkåret, som følger av e-postforskriften § 2 (1) bokstav a, omfatter tilfeller hvor det kan være nødvendig for arbeidsgiver å følge opp virksomhetsrelatert kommunikasjon dersom den ansatte er syk eller har ferie. Det kan også være nødvendig med innsyn for å bekrefte eller avkrefte mistanke om straffbare handlinger.

At det må foreligge «begrunnet mistanke om grove brudd på arbeidstakerens plikter» etter e-postforskriften § 2 (1) bokstav b, innebærer at arbeidsgiver må ha mer enn rene antakelser om eventuelle brudd som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Et eksempel på dette kan være at arbeidsgiver har en begrunnet mistanke om at den aktuelle arbeidstaker trakasserer andre ansatte via e-post.

Dersom arbeidsgiver mener at nødvendighetsvilkåret eller kravet til begrunnet mistanke er oppfylt, må arbeidstaker varsles om innsynet. Varselet må inneholde en begrunnelse for hvorfor innsynet skal gjøres, samt informasjon om arbeidstakers rettigheter. Dette utgjør reglene for den fremgangsmåte arbeidsgiver er pålagt ved innsyn.

Hvorvidt arbeidsgivers innsyn er lovlig eller ei, beror dermed på flere regelverk som på forskjellig måte setter skranker for innsyn. Lovlig innsyn vil først foreligge når vilkårene og saksbehandlingen etter e-postforskriften er oppfylt, samtidig som personvernlovgivningen bestemmer hvordan personopplysninger som fremkommer som følge av innsynet skal behandles. Endelig oppstiller arbeidsmiljøloven kapittel 9 regler om arbeidsgivers mulighet for kontrolltiltak i virksomheten. I praksis frykter vi dette er et regelverk det ofte syndes mot.