Bli digitalt klar for sommerferie!

Det er snart sommerferie, og du skal bruke mindre tid med PC-en, og jobbrelaterte tjenester på mobil og nettbrett. Så lenge varsling «popper» opp, er det fristende å se. Ringer telefonen, er det høflig å ta den, og du har egentlig ikke ferie likevel. Her er 6 tips for å bli klar til ferien: 

1. Fraværsmelding – en klassiker

Skru på fraværsmelding og tilpass innholdet slik at den har verdi for mottakeren. Lag en melding til kollegaene dine og en annen som er tilpasset avsender utenfor egen organisasjon. Meldingen gir verdi til mottaker dersom den inneholder informasjon om:  

- Når du er tilbake og kan svare

- Hvem som kan kontaktes i ditt sted

- Om du kan kontaktes dersom det haster

Ekstra tips! 

Visste du at du kan lage regler for fraværsmelding? Det er nyttig når du vil tilpasse svar på e-post fra spesifikke personer, når du kun er på kopi, mottar e-post med spesifikk tittel, osv. Setter du opp regler, blir fraværsmeldingen mindre standardisert. Visste du at fraværsmelding også synes i løsninger som Skype for Business og Teams?

2. Ferier i kalenderen

Det finnes dessverre ikke en status for kalenderavtaler i Outlook som heter ferie. Du kan velge mellom Ledig, Jobber andre steder, Tentativt, Opptatt og Ute av kontoret.

- Lag en avtale som varer like lengesom ferien din (enten som enkeltstående dager eller periode).

- Sett ferie i tittelen, slik at de som har tilgang til å se den, ser at du er på ferie

- Sett status Opptatt eller Ute av kontoret.

3. Sett utløpsdato på e-posten din

Dette er en bortgjemt perle i Outlook. Har e-posten din tidsfrist på å bli besvart, så bruk utløpsdato. Det gjør at dersom mottakeren ikke rekker å svare innen tidsfristen, så slettes e-posten i innboksen. Det betyr at mottakeren slipper å gå gjennom e-post som det er for sent å gjøre noe med. Gjør mot andre det du ønsker at andre gjør mot deg.

4. Skru av varsling

Du har kanskje flere digitale jobbløsninger som har varsling. Gå gjennom app-listen på mobilen, iPaden og de andre enhetene du har planer om å bruke i ferien, og skru av alle varslinger. 

5. Behov for mer data i sommer?

I Sopra Steria får vi ekstra data til en rimelig pris i sommermånedene. Sjekk med din arbeidsgiver om dere også har en slik mulighet, eller sjekk direkte med mobiloperatøren din. Det er så kjedelig å få en ekstra regning på at du unnet deg en film eller fem i ferien. 

6. En ryddig innboks er godt for miljø og hode

Vi har blitt digitale samlere! Har du mye data, er dette lagret i et datasenter som trenger kraft for datalagring. Jo mer data, jo mer kraft. Selv om tjenesteleverandører som Microsoft, Google, Facebook og kanskje egen virksomhet, gjør maksimalt for miljøvennlig energi, så må vi også gjøre vår del. Rydd opp i innboksen din, og flytt e-post som er av interesse for flere til digitale løsninger:

- E-post fra eksterne flyttes til CRM eller tilsvarende

- E-post relatert til prosjekt/aktivitet flyttes til Teams, Workplace by Facebook, samhandlingsrom i SharePoint eller tilsvarende

Håper du nå fikk redusert e-postmengden din.

Da gjenstår det bare å ønske deg og dine en riktig god sommer!

Hilsen Karin