Bygger kompetanse, kultur og resultat med HR

Med rundt 5.500 ansatte fordelt på seks land satset sportskjeden XXL sammen med Catalystone for å knytte konsernet tetter sammen, samt sikre seg for GDPR og effektivisere alt fra onboarding til lønn.

– Å kartlegge de ansattes kompetanse og videreutvikle den, er essensielt for å lykkes. Da er det viktig å ha et fulldigitalisert HR-system som er skalerbart på kryss av landegrensene, slik Catalystone er. Det handler om kompetanseutvikling og det å bygge en god kultur, sier Kristoffer Løvmyr, Head of Global Compensation & HR Services hos XXL.

Han får støtte av HR-direktør Elise Langerød, som forteller at XXL har satt ambisiøse mål for årene som kommer og en visjon om å bli ”the preferred sports and outdoor destination in Europe”.

– Vi har også satt som mål å jobbe smartere og designe mer effektive prosesser internt. Stikkordet er digitalisering. I flere ledd i organisasjonen går vi mer og mer bort i fra manuelle prosesser mot det digitale, som igjen fører til effektivisering og et positivt bidrag på bunnlinjen, sier Langerød.

Løvmyr, som har det overordnede ansvaret for implementeringen av det nye Catalystone-systemet hos XXL, har god kjennskap til Catalystone fra sin tidligere arbeidsplass, Kolonial.no, nå Oda.

Godt mottatt

XXL sier mottakelsen av det nye systemet har blitt godt mottatt av ansatte og ledelse med det nye, heldigitaliserte systemet.

– Vi har over 5.000 ansatte som alle er ekstremt viktige for oss. For at de skal kunne utvikle seg både faglig og personlig kreves det god oppfølging, noe et heldigitalisert HR-system, som det fra Catalystone, helt klart gir oss. Mottakelsen fra både ledere og ansatte har så langt vært veldig god, sier Langerød.

Samtidig kan det være utfordrende å rulle ut et omfattende system som også skal brukes i andre land. Ifølge Løvmyr var det en arbeidsintensiv prosess, men at innsatsen er verdt premien i form av et system som kontinuerlig oppdateres.

– Sammen med Catalystone har vi implementert og gått live på rekordtid. Vi startet sent i januar og gikk live 29 april til 5.500 ansatte. Det har vært en arbeidsintensiv prosjektperiode, men XXL har valgt å satse på HR-tech. Mange bedrifter kommer til å ha mye igjen for å investere i et HR-system, man må også huske at et system ikke bare skal implementeres, men leve og videreutvikles konstant, med nye funksjoner regelmessig. Det å ha mennesker som har eierskap internt er også veldig viktig, det slutter ikke når prosjektperioden er over.

GDPR

Løvmyr er også klar på at GDPR spiller en viktig rolle når man velger nytt HR-system, og setter søkelyset på at reglene er globale, men at de samtidig trenger en lokal tilpasning. Dette løser XXL ved å ha egne HR-ansatte i de forskjellige landende som hele tiden er oppdaterte på systemer og regler.

– GDPR-regelverket ligger i bunnen av systemet, det har vært et veldig viktig element for oss. GDPR er ekstremt viktig med tanke på innsynsregler og hvilken data som går i systemene. Min opplevelse er at it-avdelingene ofte har fokus på det kommersielle, der kundedata ofte kommer i første rekke. Det er viktig at HR blir en premissgiver for GDPR-verktøy, det er her vi må sørge for at dataflyten er korrekt.

Samtidig peker Løvmyr på kulturforskjeller mellom landene, og dette også er noe man må ha i tankene når man skal implementere på tvers av landegrensene. Under implementeringen oppdaget man blant annet forskjeller på hvilke data en leder i de forskjellige landene kan se på ansatte. Det at nærmeste leder har innsikt i lønn er ikke gitt i andre land, mens det her i Norge ofte er helt åpent.

– Det er ikke så mange kulturforskjeller i bruk av selve systemet, men det er selvsagt kulturforskjeller i ledergjerningen, som kan bli et ekstra ledd man må tenke på. En leder i Norge og en leder i Østerrike har forskjellige mandater eller kulturelle forutsetninger for hvordan ledergjerningen skal utføres. I Norge har man kanskje i større grad autonome medarbeidere som brukere leder som en sparringpartner, mens i land som Østerrike har lederen kanskje en tydeligere planleggerrolle, sier han.

Prosjektet er styrt på konsernnivå i Norge, og har i ettertid kommet ut til andre XXL-land via det Løvmyr kaller interne HR business partners. Det at HR-avdelingen i større grad tar del i forretningsavgjørelser og er mer integrert i styrene mener Løvmyr er en positiv trend.

– Jeg tror det er mange bedrifter som sitter med mye papir, og at ting kan gjøres på en enklere måte. Så lenge HR-avdelingen ikke setter kravene blir man sittende på samme gamle måte. Det er samtidig mange som ikke har HR representert i ledergruppen, mange løper nok en risiko ved å ikke inkludere en HR-direktør i ledergruppen.

Skrot gamle systemer

En felle flere har gått i tidligere er å implementere og ta opplæring i nye systemer uten at den gjeldende HR-partneren har gått inn hos bedriften for å tolke behov og skreddersy løsninger. Samtidig er Løvmyr klar på at en kombinasjon av hyllevare og skreddersøm kanskje er det beste.

– Det kan være viktig å få et nytt system som kan erstatte gamle systemer. Man bør kanskje skrote gamle prosesser, da kan man få til ett system som snakker med alt annet. Vi sliter ikke lenger med å melde folk inn i intranett, kassasystemer og lønnssystemer.

Løvmyr opplyser at implementeringen så langt har gått over all forventning. - Da vi trengte et globalt verktøy var jeg ikke i tvil. Det måtte bli Catalystone. For å knytte konsernet mer sammen, må vi gå digitalt. Tidligere har XXL hatt lokale, manuelle prosesser innen HR. Den tiden er nå forbi, avslutter Løvmyr.