- Aggressiv og fiendtlig salgsaktivitet

På it-seminarer flest er det sjeldent å oppleve at publikum griper ordet og engasjerer seg. Det er særlig sant på heldagsseminarer, og i alle fall på slutten av dagen, når deltakerne er slitne og mette på inntrykk.

Dette var ikke tilfellet da spesialistene på porteføljeforvaltning av programvare og lisenser (SAM – Software Asset Management) i Crayon arrangerte seminaret Crayon World i Oslo denne uka. De fleste av de 180 deltakerne som hadde vært innom i løpet av dagen holdt ut til siste post på fagdelen av programmet – en paneldebatt om lisensiering av programvare.

Det var en lydhør forsamling som hadde mange og klare meninger, særlig om lisensrevisjoner og komplekse lisensvilkår.

- 50 prosent blir overrasket

- Jeg vil si at kunder flest ikke tar lisensarbeidet tilstrekkelig alvorlig. Av våre totalt 7000-7500 kunder er det under femten prosent som jeg vil si har en klar strategi og en klar prosess på å gjøre repetitivt SAM-arbeid. De har en god struktur på det, går raskt gjennom revisjoner og har god kontroll. Femti prosent av våre kunder blir faktisk overrasket når det kommer lisensrevisjoner fra leverandørene, svarte Jens Rugseth, konsernsjef i Crayon-gruppen innledningsvis på spørsmål om kunden tar lisensarbeidet tilstrekkelig alvorlig.

I tillegg til Rugseth besto panelet også av Torstein Arendt fra advokatfirmaet Kluge; Eli Garmann, lisensrevisor fra KPMG; og Erik Espinoza fra Microsoft.

Microsoft var altså det eneste selskapet fra leverandørsiden som hadde valgt å stille opp i denne debatten.

- Vi har invitert de fleste store produsentene til å delta i panelet, men av ulike årsaker har kun Microsoft valgt å delta, informerte Geir Øivind Gulliksen, ordstyreren fra Crayon i det debatten tok til.

Vanskelig lisensrevisjon

Det var da debatten kom inn på leverandørenes revisjon av programvarebruk i bedriftene at temperaturen steg merkbart. Fra salen kom det tydelige innspill om produsentenes praksis på dette området, og tilbakemeldingene var til dels krystallklare:

- Når det kommer til revisjoner av lisenser, så mener jeg at lisensrevisjoner er en aggressiv og til dels fiendtlig salgsaktivitet, sa Bjørn Berthelsen, Teamleder Lisens- og porteføljeforvaltning i Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune.

Han, og alle de andre som tok ordet fra salen, gjorde det likevel klart at de var alle innstilt på å betale for produktene de bruker, men leverandørenes praksis på revisjon av lisenser er tydeligvis et tema som engasjerer.

- Ja, jeg tror at vi på kundesiden har et stort forbedringspotensial når det gjelder det å drive lisensforvaltning, men en del av den profesjonaliseringen er å holde leverandøren på en armlengdes avstand under lisensrevisjoner, oppsummerte Berthelsen.

Etisk problem

Dette henger sammen med at i de aller fleste tilfeller er de som gjennomfører lisensrevisjonene på leverandørens side. Enkelte selskap, som for eksempel Oracle, har egne ansatte i avdelinger som driver med lisensrevisjon som sin eneste virksomhet. Andre, som for eksempel Microsoft, gjennomfører ikke lisensrevisjonene selv, men leier inn eksterne partnere som gjennomfører revisjonen på oppdrag fra leverandøren.

I begge tilfeller kan det oppleves at revisoren og leverandøren er på parti mot kunden.

- Min erfaring er vel at både vi og kundene får en felles forståelse for at vi prøver å få frem et objektivt bilde av hva som faktisk benyttes av produkter, og hva man har av lisenser. Så overlater vi det kommersielle til Microsoft, svarte Garmann på spørsmål om hun var en forkledt Microsoft-selger når hun agerte som lisensrevisor fra KPMG på oppdrag fra Microsoft.

- Det er et stort dilemma her. En revisor er normalt kun for oss, og det er vi som har betalt for ham. I denne sammenhengen er revisoren betalt av Microsoft, slik at det er ikke din revisor, det er Microsofts revisor. Her er det en etisk problemstilling som man bør tenke litt mer på. Jeg tror det burde vært en mulighet for å bruke sin egen revisor som man velger fritt i et marked. Den muligheten er ikke der, og det mener jeg burde vært der, sa Rugseth.

- Det er helt klart problematisk at ansatte hos programvareprodusentene reviderer sin egen portefølje hos kundene, la advokat Arendt til. Han mener at det kan være vanskelig for disse å være så objektiv som de burde være i denne situasjonen.

Komplekse vilkår

Et annet tema som vakte engasjement i salen var lisensvilkårene, og hvor komplekse de er å forholde seg til. Dette omfatter både svært kompliserte tekster i selve lisensavtalene, vilkår som endrer seg i løpet av avtaleperioden, enkle valg i programvareinstallasjonene som utløser store lisensforpliktelser, og fundamentale endringer i vilkårene, uten at brukerne har endret noe som helst i sin installasjon. Også i denne delen av debatten kom det flere reaksjoner fra salen.

- Når vi endret vilkårene på ett av produktene våre fra prosessor- til kjernebasert lisensiering, så forsøkte vi å proaktivt informere kundene så godt som mulig, slik at alle skulle være informert. Så er ikke alle like interesserte, de har ikke tid og regner med å bli informert i tide fra en partner eller lignende på ett eller annet tidspunkt. Det tar noen tid før slikt får en virkelig virkning ute hos kundene, men vi mener at det er viktig å samspille men kundene på dette. At teknologi installeres slik at nye lisensvilkår plutselig blir gjeldende, er en del av fleksibiliteten kundene våre etterspør og vil ha tilgang til. Der går det på å ha kontroll på hva man faktisk installerer, forklarte Espinoza fra Microsoft om endrete vilkår.

Fra salen kom det en klar reaksjon der litt mer ydmykhet fra leverandørene ble etterlyst. Vedkommende påpekte at i sin organisasjon jobbes det på full tid med å ha kontroll over lisenser, men at leverandørene ikke gjør det spesielt enkelt for kundene å oppnå denne kontrollen. Alle kunder ønsker å være riktig lisensiert, men leverandørene gjør det for vanskelig å kunne bli det, oppsummerte hun.

Jobber med forenkling

Microsoft-representanten forsikret om at selskapet allerede er i gang med å forenkle lisensvilkårene. Han innrømte at dette antakelig aldri kommer til å bli "superenkelt", fordi at fleksibiliteten som kundene tross alt etterspør, gjør at avtalene blir mer komplekse.

- Vi har allerede lansert deler av det nye avtaleverket, som er en kraftig forenkling. Det kommer likevel til å fortsette å være viktig for kundene å ha fokus på dette området, men det kommer til å bli enklere fremover, lovte Espinoza fra Microsoft.

- Programvareavtaler er noe av de aller mest komplekse avtaleverkene jeg jobber med, bekreftet advokat Arendt.

Konsernsjef Rugseth avsluttet debatten med å oppfordre kundene til å oppnå kontroll over lisensene og programvarebruken sin selv. Det kan være et veldig godt råd, for det er tydelig at denne problematikken kommer ikke til å bli borte av seg selv, og da er det viktig å være godt forberedt til den dagen lisensrevisorene banker på døra.