Norske bedrifter taper 770.000 kr i året på grunn av feilfakturering

I Qvalia har vi analysert regnskapsdata og 17 millioner posteringer for over 100 nordiske organisasjoner, offentlige og private, for å få innsikt i det som er den vanligste fallgruven – manglende momsfradrag. I snitt taper hver bedrift 769 800 kroner i året som følge av feil i faktureringsprosessen.

Moms, eller MVA, er et av de mest komplekse områdene i en bedrifts økonomiprosess, spesielt for store internasjonale virksomheter. Vår analyse viser at feil i faktureringsprosessen utgjorde et tap på 5,50 kr per transaksjon. For å sette dette i perspektiv så utgjør dette nesten halvparten av de samlede transaksjonskostnadene. I snitt taper norske bedrifter 769 800 kroner per år. Med andre ord et betydelig beløp.

I tillegg fant vi ut at offentlig sektor har dobbelt så store tap som den private. Resultatene viser helt klart hull i de tradisjonelle prosessene og forretningssystemene der pengene renner ut. Heldigvis er det mulig å tette hullene.

Hjulene i gang

En ting vi alle kan være enige om er at det er transaksjonene som holder hjulene i gang i enhver virksomhet. Ny kapital sender et friskt pust inn, og med det skapes ny energi for å drive virksomheten videre. Dog overser mange den strategiske betydningen av hvordan transaksjonene faktisk håndteres. Utdaterte systemer og menneskelige feil fører ofte til unødvendige og uoppdagede kapitallekkasjer.

Det faktum at kapitaltap i denne størrelsesordenen forekommer i land som Norge, som ligger langt fremme i digitaliseringen, sier noe om hvordan det kan se ut i resten av verden. Når alt kommer til alt, ligger Norge og våre naboland langt fremme ved bruk av e-faktura. Dette er en viktig faktor for å håndtere regnskapsdata korrekt og for å redusere feilaktige transaksjoner.

I denne analysen har vi fokusert på omkostningene ved manglende momsfradrag. Det er selvsagt også en rekke andre feil som kan oppstå i transaksjonshåndteringen. Overbetalinger, dobbeltbetalinger og feilprising vil kunne påvirke bunnlinjen negativt. I tillegg kommer eventuelle omkostninger ved manuell feilkorrigering.

Revisorer, regnskapsførere og økonomisjefer har et stort ansvar for at transaksjonsdata er korrekt. Uten datastruktur er langsiktig og bærekraftig digitalisering umulig. Analoge dataformater og ineffektive løsninger som PDF-prislister, papirfakturaer og lokale Excel-filer motarbeider automatisering og transparens. Noe som igjen øker risikoen for kapitallekkasje.

På alvor

Det er på tide at datahåndteringen tas på alvor. Men husk å gjøre et grundig forarbeid før du velger forretningssystem. Kartlegg hvilke typer transaksjoner som håndteres, hvordan data mottas og behandles, samt hva resultatet blir. Skaff deg kunnskap om du risikerer å miste kritiske data ved overgangen fra tradisjonelle fakturaer til forretnings- og regnskapssoftware – og se på hvilke systemer som faktisk er involvert.

Bare på den måten kan du begynne på reisen for å oppnå målet om automatisering av økonomiprosessene. Hvilket er det beste for deg og din virksomhet.