Altfor mye konfidensielt på skriveren

Tross digitaliseringsbølgen lever utskriften i beste velgående på kontoret. Ikke minst i Norge.

Hele 86 prosent av de kontoransatte i Norge mener at et papirløst kontor er urealistisk.

Dette fremkommer i en undersøkelse som skriverprodusenten Epson har foretatt i EMEA – det felles regionsnavnet på Europa, Midtøsten og Afrika.

Skriver ut mye

I regionen som helhet er det 75 prosent som ikke tror på det papirløse kontor, mot altså hele 86 prosent i Norge.

Og vi skriver ut mye. Norske kontoransatte skriver i snitt ut 15 dokumenter om dagen, tilvarende 25 sider.

Øverst på utskriftslisten står kontrakter, brev og rapporter, tett fulgt av agendaer, fakturaer og regneark.

Tjuvleser konfidensiell info

Epson-undersøkelsen viser at en sentralisert skriverparkmodell medfører en del problemer. I tillegg til at det går med verdifull arbeidstid til å hente utskriftene i en slik løsning, byr løsningen også på sikkerhetsmessige utfordringer.

Hele åtte av ti av de kontoransatte har opplevd å finne uavhentede konfidensielle dokumenter på skriveren, og fire av ti har lest dem, ifølge Epson-undersøkelsen.

Ikke nok med det. Lojaliteten overfor kolleger som lar konfidensielle dokumenter bli liggende på skriver, er ikke imponerende. Tvert imot.

Ifølge undersøkelsen er det 11 prosent av oss som leser konfidensielle dokumenter vi finner på skriveren før vi river i stykker dokumentet. Ni prosent leser deler av dokumentet, og åtte prosent tar det med seg for å lese det senere.

Vi finner ganske ofte konfidensielle dokumenter på skriveren. 45 prosent av de spurte svarte at joda, de har funnet konfidensielle dokumenter om kunder på skriveren. 44 prosent har funnet konfidensielle dokumenter om kolleger. Og 40 prosent har funnet konfidensielle dokumenter om virksomheten.

15 ganger om dagen

I tillegg til sikkerhetsutfordringene er sentraliserte skriverløsninger også tidkrevende. Norske kontoransatte oppgir at de i snitt må gå 15,2 meter til nærmeste skriver. Dette er en klar indikasjon på at mange virksomheter fortsatt opererer med en tradisjonell, sentralisert skriverpark, skriver Epson Norge i pressemeldingen om undersøkelsen.

Kontoransatte har sikkert ikke vondt av å røre seg såpass, men den samlede distansen – og tiden som går med – blir lang i lys av at ansatte gjennomsnittlig skriver ut 15 dokumenter om dagen.

Desentraliserte skrivere

Meningsmålinger og spørreundersøkelser har gjerne en agenda eller et spesielt formål, og det kan man sikkert si om Epson-undersøkelsen også. Epson vil gjerne få frem et budskap om fordelene med en desentralisert skriverløsning.

– En sentralisert skriverparkmodell passer ikke alle bedrifter og har klare begrensninger, sier salgssjef Tor Arne Moe hos Epson Norge.

Han hevder at desentraliserte skrivere gir større fleksibilitet, ikke minst for mindre arbeidsgrupper. Tidsbesparelser og sikkerhet taler til fordel for en desentralisert skriverløsning, ifølge Moe.

– Krev kodekort

Han oppfordrer dessuten norske bedrifter til å bli strengere med å kreve kodekort ved skriveren for å frigjøre utskriften. Ifølge undersøkelsen svarer bare 41 prosent av de kontoransatte i Norge at de bruker kodekort.  

Selve undersøkelsen ble gjennomført på internett av Coleman Parks fra oktober 2016 til januar 2017, og de spurte arbeider i bedrifter med mellom 10 og 250 ansatte.