Mangler vi erfaring?

Vi leser stadig om problemer med våre it-systemer, vi leter etter årsakene uten at vi har klart å finne løsningene. Friprogsenteret mener hovedproblemet er at vi gjør prosjektene for store og kompliserte, dermed blir vi redde for å gjøre feil og velger i stede å utsette arbeidet.

"Nå står politiet i den merkelige situasjonen at de både har motivasjon, utsikt til bevilgninger og støtte i egen organisasjon til å gjøre et vesentlig it-løft, men likevel ikke får gjort det. I en rapport fra Holte Consulting rådes politiet til å vente med det såkalte Merverdiprogrammet på grunn av manglende "it-modenhet i organisasjonen", står det å lese i Computerworld”.

I mangel av oppgraderinger fikk politiet nå et nytt problem, nemlig tegnet @, kan vi lese i magasinet TU.

I henhold til rapport og anbefaling fra Holte Consulting anbefales politiet med å vente med Merverdiprogrammet. Trolig er dette riktig, men allikevel helt feil! Vi har mange eksempel på at store komplekse it-programmer havarerer, og da er det klokt å anbefale politiet å vente til de er klare. Men, spørsmålet blir da, hvor lenge skal vi vente, hva venter vi helt konkret på, og hvorfor blir våre offentlige prosjekter alltid så gigantiske at de må utsettes?

Kan store offentlige it-prosjekter kjøres etter modell fra Statens vegvesen? Utbedring av E6 i Troms og Finnmark har endelig blitt finansiert og anbudsprosessene har gått sin vanlige gang (EU anbud). Deltaker med best pris/kvalitet vant, ingen lokale leverandører klarte å nå opp i konkurransen. Under bygging oppstår det problemer og selskapet går konkurs. Hva gjør da Statens vegvesen for å få ferdigstilt prosjektet når den beste leverandøren ikke klarer det? Jo, de snur opp ned på tidligere praksis og deler prosjektet opp og lager flere anbud som lokale leverandører klarer å levere på.

"Parsellene på E6 og anbudene er tilrettelagt for at lokale entreprenører skal kunne regne på dem, og da er det tilfredsstillende å se at fire lokale entreprenører leverte anbud på parsellen Møllenes-Strømsnes", sier prosjektleder Gudmund Løvli til Altaposten.

og

"Både vi og entreprenører har lagt ære og prestisje i denne jobben. De lokale entreprenørene skal leve med dette i framtiden, og det handler mye om yrkesstolthet, sier Gudmund Løvli til Finnmark Dagblad.

Han legger ikke skjul på at tempo i byggingen økte når østerrikerne gikk konkurs og forsvant.

Statens vegvesen har også evaluert fordeler og ulemper med å dele veibyggingen opp i mindre prosjekter:

Økonomi: Flere tilbydere gir lavere pris

Planlegging: Kortere planleggingstid på mindre prosjekter

Risiko: Lavere risiko på flere mindre prosjekter kontra et stort

Utfordring: Det setter krav til oppdragsgiveren

Eksemplet fra Statens vegvesen gir oss et tydelig signal på at bruk av lokale leverandører fører til lavere kostnader, lavere risiko og styrket gjenomføringsevne. Samme virkemidlene som Staten Vegvesen har brukt kan anvendes på it-prosjekter fordi vi da får stimulert flere tilbydere, mer konkurranse som gir lavere priser, mindre prosjekter gir redusert risiko og bedre gjenomføringsevne, og det blir rom for å gjøre feil.

Friprogsenteret har besøkt Government Home Office i England i 2012 og 2014 og de har følgende å melde:

"When he read about the technical failures plaguing HealthCare.gov, Mike Bracken (Mike Bracken, executive director, Government Digital Service UK) said it felt like a real-life version of the movieGroundhog Day (En ny dag truer). During the past decade, the government in the United Kingdom faced a string of public, embarrassing and costly IT failures. Finally, a monster technical fiasco — a failed upgrade for the National Health Service — led to an overhaul of the way the British government approached technology."

Artikkelen peker på at Britiske myndigheter har noen av de samme erfaringen som vi i Norge; for få leverandører som svarer på anbudene, prosjektene blir gigantiske, forsinkelser og utsettelser oppstår, konsulenthusene styrer prosjektene og leveransene blir for dårlige om de i hele tatt finner sted! England har tatt tak og gjort vesentlige endringer for å få tilbake kontrollen. De har fått leverandørmarkedet til å blomstre opp og levere gode og effektive løsninger.

Helt konkret så bryter de prosjektene opp i mindre deler for å stimulere markedet til å ta oppdragene. De får da over tid flere kompetente miljøer, raskere leveranser og høyere kvalitet til lavere kostnad.

De har etablert et eget tverrfaglig kompetansemiljø for å sikre prosessene. De er aktivt inne og støtter andre offentlige it-prosjekter. Innkjøps- og driftsavtalene er endret, ingen kontrakter over 100 millioner pund, og automatisk fornying forekommer ikke. Endringene er gjort for å gjøre det enklere for nye selskaper å komme inn og levere.

De vurderer alltid fri programvare for å sikre gjenbruksgevinsten og åpenhet. Retter fokus på sluttbrukeren og ingen it-prosjekter uten at det gir en positiv effekt for sluttbruker. Simpler, Clearer, Faster er deres slagord. De sier også at den største kostnaden er å "get rid of" programvare, ikke kjøp eller drift av den.

UK Goverment Home Office og Statens vegvesen gir oss noen ledetråder. Merverdiprogrammet til Politiet bør ikke utsettes, men brytes opp i mindre deler og startes nå.

Vi er da sikre på at politiet raskt vil høste en rekke gevinster: raskere it-modenhet, delleveranser gir lavere risiko, målene nås raskere, større trygghet i egen organisasjon, lavere kostnader og ikke minst skape et godt omdømme.

Noen tips på veien:

1. Offentlige virksomheter må etablere tverrfaglig kompetanse i eget hus til prosjektene.

2. Lag nye innkjøp- og vedlikeholdsavtaler, husk at disse må stimulere markedet. Del prosjektene opp i mindre deler, sett øvre grense på kontraktene for å få flere med.

Ikke lange avtaler, maks to år. Ikke tillatt å fornye avtalene automatisk

3. Sett brukeren i fokus. Ikke kjør prosjekter som ikke gir gevinst hos bruker. Ha brukere med i prosjektene.

4. Bruk og del åpne data.

5. Bruk fri programvare og utvikle fri programvare som deles på eks. GitHub. Da kan alle dra nytte av det som er gjort. Binder seg ikke til én leverandør. Da trenger man ikke kontrakter som går over mange år. Fri programvare stimulerer til innovasjon.

6. Bruk åpne standarder, det er den beste måten å få parallelle prosjekter til å levere.

7. Følg Difis prosjektmodell om du ikke har din egen.

It er ikke noe en bør vente med, it er ferskvare, det handler om å levere nå ved å sette brukeren i fokus.

Lykke til!

Rune Strømme, seniorrådgiver ved Nasjonalt kompetansesenter for fri programvare