Helseplattformen: Hvordan unngå en ny ikt-skandale

Debatten rundt innføringen av Helseplattformen på St. Olavs hospital har høy temperatur og er sterkt polarisert. Noen mener at plattformen fungerer utmerket, mens andre peker på vesentlige feil og mangler. De siste dominerer debatten.

Hovedinnvendingene er at det er et uferdig system, med mangelfull testing, svak brukerinvolvering og sviktende opplæring. Men alt dette er bare resultatet av den virkelige årsaken: feil implementeringsstrategi.

Nå har Helse-Midt Norge bedt Helseplattformen utarbeide en ny plan for utrulling innen 19. januar. De har også bedt om at det gjennomføres en utredning «for å samle erfaringer rundt oppstart og bruk av løsningen ved St. Olavs hospital, slik at erfaringene kan deles før oppstart i Helse Nord-Trøndelag HF og Helse Møre og Romsdal HF».

Her er mitt bidrag til den analysen:

Erfaringene fra Danmark

Tilsvarende system er gjennomført i Danmark. Det har ikke vært vellykket, og ført til advarsler mot å gjøre det samme i Norge. Men hva er egentlig erfaringene?

I 2019 ble det gjort en systematisk gjennomgang av erfaringene fra Danmark sammenlignet med utfordringene i Norge av to norske forskere:

• Implementeringen i Danmark er mindre omfattende enn hva som er planlagt i Norge. I Danmark var løsningen begrenset til sykehus. I Norge skal den også omfatte primærhelsetjenesten i form av fastleger, sykehjem og hjemmetjenester.

• Innføringen i Danmark var basert på stramme tidsfrister. Dette gikk ut over brukermedvirkning og eierskap.

• Danmark manglet en effektiv, formell beslutningsstruktur. Den var mer basert på «top-down»- enn «bottom-up»-styring.

• I Danmark lyktes en ikke i tilstrekkelig grad å engasjere klinikerne i brukermedvirkningen, bl.a. på grunn av mangelen på leger. Dette antok en også ville bli et problem i Norge.

• Epic markedsføres som en fleksibel plattform. Det innebærer at modifiseringer og tilpasninger skjer etter produksjonsstart. Man frykter at mange endringer i den innledende fase, vil «fryse» funksjonalitet som vil være vanskelig å endre i den senere utrulling til nye brukere.

• Det var vanskelig å beregne de samfunnsøkonomiske effektene av innføringen.

Det synes ikke som Helseplattformen har tatt lærdom av disse erfaringene.

Brukermedvirkning

Epic er et amerikansk system tilpasset hvordan helsevesenet fungerer i USA. Det innebærer at systemet prioriterer funksjonalitet som det er betalingsvillighet for. Slik fungerer ikke det norske helsevesenet som i prinsippet har fri helsetjeneste. Epic dekker heller ikke alle deler av primærhelsetjenesten så som sykehjem og hjemmetjeneste.

Dette var selvsagt kjent da systemet ble anskaffet. Men dette har vanskeliggjort brukermedvirkningen. I en masteroppgave om Helseplattformen peker Adrian Sand på at innspill er blitt vurdert etter hva som er teknisk mulig og ikke klinisk ønskelig. Brukerne har opplevd at Epic er redd for å gjøre for mange modifikasjoner og endringer både fordi det kan være kostnads- og ressurskrevende, men også at det kunne endre selve grunnsystemet.

Epic presenterer sitt system som en fleksibel plattform. Men det innebærer at systemet er – og skal være - «uferdig» når det går «live». Det er i hovedsak etter at systemet er implementert i sin grunnversjon at tilpassing og modifisering i hovedsak skal skje. Men da blir det vanskelig for brukerne, f.eks. ved St. Olavs hospital, å se for seg den endelige løsningen. Det gir en opplevelse av at systemet er uferdig, at det ikke testes nok og at opplæringen er mangelfull.

Her kan det også være snakk om kulturkollisjon mellom ulike miljøer. Normalt vil en implementering av et «uferdig» system som tilpasses og modifiseres etterpå, ikke være noe stort problem. Men i helsesektoren kan en slik metodikk være utfordrende eller rett og slett ikke akseptabel, fordi det kan få fatale konsekvenser for pasientbehandlingen.

Implementeringsstrategi

Årsaken til problemene er derfor strategien om «implementér først – optimalisér etterpå». Den har hatt direkte konsekvenser for opplæring, testing og tiltro til systemet og prosjektet.

Dette kan imidlertid forsvares ut ifra et mer overordnet strategisk mål:

Det er viktig å få raskest mulig utrulling av grunnversjonen til hele regionen, både for å få dekket kostnadene på flest mulige aktører, men også for å få testet ut helhetlige prosesser mellom spesialist- og primærhelsetjenesten.

Men dette har i seg en betydelig kostnadsdrivende effekt som prosjektet tilsynelatende ikke har sett. Feil må rettes en eller annen gang. Det betyr at den totale ressurskapasitet som brukes til den innledende installasjon, også må brukes senere. Kostnadene ved implementeringen samlet sett blir derfor høyere, i tillegg til at tiltroen til systemet da vil være liten.

Ulempen er at en ved produksjonsstart leverer et uferdig system med store mangler, med høy risiko for pasientsikkerheten og med betydelig fall i produktiviteten – slik St- Olavs hospital nå opplever det.

Dette gir prosjektet to store utfordringer som blir et vedvarende problem: skarp kritikk og manglende engasjement fra fagmiljøer, særlig fra klinikere, og svekket omdømme i befolkningen og blant politikere.

Det er ikke unormalt at ikt-systemer i helsesektoren har feil og mangler i starten som det tar lenger tid å rette enn det en opprinnelig trodde. Men strategien er vanligvis å etablere en pilot, foreta full testing og feilretting for å få bort alle «barnesykdommene» før videre utrulling. Helseforetakene er heller ikke like i organisering, størrelse eller arbeidsprosesser. Det fordrer differensiert innførings- og opplæringsstrategi.

Det som er spesielt med Helseplattformen, er at det både er en storskala-implementering og at ferdigstilling av den endelige løsningen skjer på et sent stadium i prosessen.

Styrets strategiske feil

Kunne dette vært unngått? Etter min mening ja.

Svaret ligger i styrebehandlingen i Helse Midt-Norge i slutten av januar 2022. Der fikk styret vite at forholdet mellom innrapporterte feil var økende i forhold til antallet feilrettinger. Til tross for dette ga styret klarsignal for videre utrulling. Resultatet har blitt at en har brakt med seg en «back-log» av feilmeldinger som nå stadig øker.

Styret i Helse Midt-Norge begikk altså en strategisk feil i slutten av januar 2022 ved ikke å sørge for at «back-log» av feilmeldinger og feilrettinger ble eliminert før videre utrulling. Beslutningen var åpenbart mer basert på finansielle grunner enn hensynet til omdømme, kvalitet og engasjement i løsningen. Følgekosekvensene av den beslutningen ser vi nå.

I stedet må en nå gjøre det en skulle gjort for ett år siden:

• En må erkjenne at Epic er en fleksibel plattform hvor modifiseringer av grunnversjonen i hovedsak skjer etter produksjonsstart

• Omfanget av løsningen er større og mer komplisert enn den i Danmark da den skal omfatte både spesialist- og primærhelsetjenesten, og en hel region

• En fortsatt rask utrulling vil føre til langt større kostnader enn det nye helseforetak, kommuner og fastleger vil være villige til å betale

Det betyr at:

• Alle feilmeldinger må rettes opp før videre utrulling

• Implementeringsstrategien endres til full feilretting først - deretter utrulling

• Det lages en helt ny plan for brukermedvirkning og opplæring

• Det etableres en ny finansieringsplan siden utrullingen blir vesentlig forsinket

Det er grunnleggende i all ledelsesteori at en alltid skal skaffe seg en exit-strategi. Helse Midt Norge har imidlertid satt seg i en situasjon hvor implementeringen av Helseplattformen har vist seg mer kompleks, tidkrevende og kostbar enn forventet, og hvor kontrakten med leverandøren i tillegg er så bindende at handlingsrommet er svært begrenset.

For å unngå at styret i Helse Midt-Norge blir redusert til avmektige tilskuere til en ikt-skandale, må grunnleggende endringer skje NÅ.