Fem grunner til at å ha informasjonsforvaltning på agendaen i 2023

1 Digitalisering

Digitalisering handler om mer enn digitale løsninger og automatisering. Det handler også om all informasjonen som skapes på nye måter, og som skal være tilgjengelig - samtidig som man skal ivareta behov for pålitelighet. Til tross for at informasjon gjerne er kjernen i det meste vi gjør av digitaliseringsarbeid, kobles ikke informasjonsforvaltning ofte nok på arbeidet.

Kartlegging av prosesser for å identifisere hvor og når det skapes informasjon med verdi, på kort eller lang sikt, vil både støtte og forenkle digitaliseringen. Verdien ligger i interne behov og juridiske krav, og påvirker om informasjonen skal være tilgjengelig eller beskyttet, om den slettes eller bevares. Ved å koble informasjonsforvaltning på digitaliseringsarbeidet, ivaretar man virksomhetens behov for informasjon - samtidig som man ivaretar selve oppgaveløsningen. God informasjonsforvaltning er derfor en forutsetning for vellykket digitalisering.

2 Etterlevelse

Virksomheter må identifisere, forvalte og etterleve krav i lover og forskrifter, det være seg krav til prosesser, produkter, teknologi og tjenester. Å dokumentere arbeidet med, og etterlevelsen av kravene, er vesentlig for virksomhetens omdømme. Innarbeides juridiske krav i informasjonsforvaltningen, vil etterlevelse kunne sikres som en del av virksomhetsprosessene.

Personvern er et godt eksempel på viktigheten av kontroll på informasjon og data. Brudd på lovverket har høy risiko for virksomheten og de berørte. Jo mindre kontroll man har, jo mer vil behovet for sikringstiltak øke. Har man derimot kontroll på prosesser som håndterer personopplysninger, vil virksomheten kunne iverksette de riktige tiltakene. Det vil også være lettere å begrunne behandlingen. God informasjonsforvaltning forenkler derfor arbeidet med etterlevelse, og gjør at virksomheten kan dokumentere ivaretakelse av juridiske krav.

3 Innsikt

God informasjonsforvaltning kan bidra til å frigjøre informasjon fra silobaserte løsninger, og gjøre den tilgjengelig der det er behov for den. Slik kan vi utnytte informasjonens verdi til å få ny og bedre innsikt. Dette gjør at vi kan ta bedre og mer konsekvente beslutninger, forbedre kvalitet i gjennomføring av oppgaver, samt bygge kompetanse og læring internt. Innsikt gjør at vi kan bruke informasjon og data strategisk gjennom å kapitalisere, foredle og gjenbruke mest mulig av virksomhetens totale kunnskap. Dette gir konkurransefortrinn, og er en viktig egenskap for smidige og nyskapende virksomheter.

4 Bærekraft

Informasjonsforvaltning og bærekraft henger sammen på flere måter. Den mest åpenbare er digital waste. Begrepet brukes for å problematisere miljøkonsekvensene og langtidseffektene av å lagre store mengder informasjon og data. God informasjonsforvaltning er bærekraftig i seg selv. Ved å tilegne informasjon ulik verdi, kan virksomheten kvitte seg med informasjon det ikke er behov for, uten særlig risiko. Slik får man redusert både informasjonskaoset og klimaavtrykket!

Det er også økte forventninger og krav til sporbarhet og allment tilgjengelig informasjon, eksemplifisert med åpenhetsloven fra 2022. Her vil informasjonsforvaltningen spille en viktig rolle i å ivareta kravene som fremmes. Informasjonsforvaltning kan også ses i sammenheng med FNs bærekraftsmål, spesielt nr.16: «Fred, rettferdighet og velfungerende institusjoner». Gjennom god informasjonsforvaltning kan man dokumentere sin virksomhetsutøvelse, og hvordan man ivaretar krav og rettigheter. Informasjonsforvaltning bidrar dermed til å sikre den enkeltes rettsvern, samt bygge velfungerende virksomheter.

5 Effektivitet

Den økonomiske utviklingen gjør at virksomheter må gjøre mer for mindre, og utnytte smart teknologi bedre. Gjennom de fire foregående punktene har vi sett at arbeid med helhetlig informasjonsforvaltning også kan bidra til å imøtekomme disse kravene og forventingene. Det bidrar til god digitalisering og utnyttelse av teknologi, redusert informasjonskaos og mindre tid brukt på gjenfinning og gjenskaping av informasjon, og det skaper kunnskapsbaserte og etterrettelige virksomheter.