Hvorfor er det så dyrt å skifte et it-system?

Det er ofte praktisk i en bedrift å bruke informasjon som ligger i enkelte systemer også i andre systemer, for eksempel ansattinformasjon mellom HR og regnskap. Det settes opp en liten eksport av data – eller en liten sammenkobling til et annet system. Etter dette fungerer arbeidsprosessene mer strømlinjeformet enn tidligere, og alle er fornøyde. Alle disse tilsynelatende små utvekslingene av informasjon gjør arbeidsprosessene og hverdagen så mye enklere. Men det er nettopp de raske og enkle løsningene som er et tveegget sverd.

De fleste har nok ikke en full oversikt over hvilke systemer som utveksler hvilken informasjon, og på hvilket teknisk format dette gjøres, med hvilken metode og så videre. Eller hvilke systemer som faktisk «eier» de forskjellige informasjonselementene. Mange har ikke en reelt og entydig 360-graders oversikt over kundene. Når alle sammenhengene mellom systemer kartlegges innser vi at den tegningen vi trodde skulle bli så enkel begynner å se mer og mer ut som kabelhaugen bak TV-en hjemme. Om vi drar i den ene siden vil vi aldri vite hvilke andre steder i haugen det vil bevege seg, ingen aner hvor den høyre høyttaleren er tilkoblet og, gud forby, om vi får en ny smart-TV som skal henge sammen med alt det som allerede er der.

Bedriften vil enten sette av ressurser til et stort prosjekt for å finne alle stedene disse «virtuelle kablene» henger fast, eller droppe det og bli sittende med det gamle. Kanskje er det ikke helt riktig for driften, kanskje er det til og med dyrt å drifte og oppgradere – men det blir rett og slett for dyrt og uoverkommelig å bytte det ut. Og de arbeidsprosessene vi ønsket å effektivisere kan vi egentlig bare se langt etter.

Men hvorfor blir det slik i de fleste større it-systemer? Som oftest har det simpelthen ikke eksistert noen plan for hvordan applikasjonene skal henge sammen, utveksle informasjon og hvor de skal ligge i det store bildet. Det er anskaffet en applikasjon, et system eller en nettbasert løsning fordi vi hadde et behov der og da. Ingen har hatt ansvaret for å se den store sammenhengen eller undersøke om noen av de systemene vi allerede har kan løse de nye behovene. Det er heller ikke vurdert om det skal være noen krav til at disse skal henge sammen og utveksle informasjon.

I tillegg så finnes det ikke ett standardspråk som fungerer på tvers av alle systemer og applikasjoner. Dette betyr at vi må gjøre tilpasninger i ett eller begge systemer som skal kobles sammen. Selv om det finnes standard rammeverk og standarder så er disse implementert ulikt i alle systemer. Så om vi skal bytte ut ett system, så vil vi måtte gjøre endringer i alle andre systemer dette er koblet sammen med. For å ikke glemme at det må gjøres spesialtilpasninger i det nye systemet mot hvert enkelt av de eksistrende.

Økonomisk så betyr dette en eksponentiell økende kost for utskifting av applikasjoner desto flere applikasjoner bedriften har i bruk. Dette vil si at de valgene bedriften foretok tidligere blir dyrere og dyrere å endre. Da er spørsmålet om bedriften egentlig gjorde de beste vurderingene i starten og klarte å forutse alle fremtidige behov.

For å ikke glemme GDPR-spøkelset. De aller fleste har nok fått på plass tiltak, kartlegginger og planer, men det ligger også krav til oversikt som sikrer sletting på tvers av alle systemer på oppfordring av den registrerte, eller når behandlingsgrunnlaget ikke lenger er tilstede.

Løsningen vil være å samle alle disse sammenkoblingene, eller integrasjoner som teknisk begrep, i ett sentralt system. Dette vil inneholde alle kjøreregler, oversikt over informasjon og arbeidsprosesser. Videre vil det sikre sletterutiner og sporingskrav for å oppfylle personvernforordningen. En integrasjonsplattform kan spare bedriften for mange fremtidige utgifter og hodepiner, siden kun det systemet som introduseres behøver en tilpasning. De eksisterende systemene trenger ikke en gang å vite at det er gjort en endring. Utgiften med å skifte et system er ikke lenger eksponentiell, men fast.

Så spørsmålet er ikke om du har råd til å sette i gang arbeidet for å rydde opp i dette, og få på plass en integrasjonsplattform – Men har du egentlig råd til å la være?

Manfred Bjørlin, Senior Integrasjonsarkitekt, Røde Kors