Ny teknologi er nødvendig for trygt arbeidsmiljø i den nye normalen

Måten vi jobber på er endret for alltid. Reiserestriksjoner og mindre fysisk kontakt som følge av pandemien vil vedvare i overskuelig fremtid.

Selv om dette har akselerert bruken av virtuelle samarbeidsplattformer som Zoom og Microsoft Teams, krever implementeringen av teknologien langsiktig forbedret inkludering og en mer menneskelig opplevelse. Når vi etter pandemien returnerer til kontorene, samtidig som vi alltid er i kontakt med kollegaer andre lokasjoner, får teknologien rollen med å forene mennesker trygt og skape mindre avstand gjennom en god virtuell tilstedeværelse.

Konseptet med stedsuavhengig arbeid hadde ikke festet seg skikkelig før pandemien fordi virksomheter fryktet det ville gå på bekostning av produktivitet og bedriftskultur. En ny undersøkelse fra McKinsey viser at kun rundt 30 prosent av virksomheter hadde tilrettelagt for stedsuavhengig arbeid før pandemien. Og ifølge Jabras Knowledge Worker Survey hadde 47 prosent av de ansatte klarsignal til å jobbe hjemmefra, men bare en liten prosentdel faktisk gjorde det.

Nå har over 75 prosent av virksomheter utviklet en strategi for stedsuavhengig arbeid. Og selv om færre kommer til å jobbe hjemmefra etter pandemien, anslås det at over 50 prosent vil fortsette å gjøre det. Det viser at fleksibelt arbeidssted har kommet for å bli.

Dette innebærer at virksomheter og ansatte må tilpasse seg for å opprettholde produktivitet i trygge omgivelser og sikre avkastning på eiendom og kontorteknologi. I en ny PWC CFO Pulse Survey svarer 56 prosent av finansdirektørene at teknologiinvesteringer vil gjøre virksomheten bedre på lang sikt.

Når vi returnerer til kontorene handler det ikke bare om trygge arbeidsmiljøer med sosial avstand. Team må også føle seg virtuelt inkludert. I denne prosessen må vi innse at det er forskjell mellom midlertidige hjemmekontorer og på lang sikt nødvendige kulturelle og teknologiske strukturer for å gjøre organisasjoner virtuelle. Denne prosessen innebærer å gi ansatte riktig kombinasjon av hardware og software for produktivt samarbeid uansett om de jobber stedsuavhengig eller på arbeidsplassen.

Mangel på fysisk nærhet, kroppsspråk som er vanskelig å lese og tilkoblingsproblemer til video- og lydløsninger gjør at mange ansatte føler seg slitne og isolerte fra arbeidsplassen. Når vi fortsetter utviklingen av virtuelt samarbeid må teknologien forsterke følelsen av virtuell tilstedeværelse slik at ansatte blir mindre slitne og mer konsentrerte. HD-lyd, video, kunstig intelligens og spatial (romlig) lyd kan bidra til å løse dette og skape økt tillit til virtuelle samarbeidsløsninger.

Når vi etter hvert returnerer til kontorene, er fremtiden positiv for møterom og samhandlingsarealer. Og utfordringene er de samme for alle bransjer: Økt sikkerhet og produktivitet. Med utgangspunkt i antakelsen om at minst én møtedeltaker alltid kommer til å delta på avstand, er det viktig med videotilgang i alle rom for å muliggjøre lik deltakelse. Når kontorene tilrettelegges for sosial distanse, må man kartlegge hvordan kontorleiekostnadene kan reduseres og teknologi implementeres for at ansatte kan føle seg trygge.

Det er behov for å utstyre alle møterom med videoløsninger som har 180-graders synsfelt. Dermed kan møtedeltakerne sitte på trygg avstand samtidig som alle vises i bildet. Dette innebærer også at mindre møterom kan benyttes - og på en trygg måte. Fra et it-administratorperspektiv er det utfordrende å ta beslutninger om romkonfigurasjoner, men nye møteromsløsninger kan generere anonymisert brukerinformasjon som kan bidra til dette. Disse dataene kan også brukes til å tilpasse antall personer til møterommets kapasitet, håndtere bookingsystemer, frigjøre ubenyttet areal, komplettere programvareutvikling for å gi kontaktløse og menneskelige møteopplevelser.

Høykvalitets video- og lydinteraksjon muliggjør trygg retur til kontorene og møterom som er tilpasset situasjonen. Dette øker den digitale tilliten samtidig som ansatte blir mindre slitne og får

forsterket følelse av å være fysisk nærmere kollegaer. Dette er fundamentet som alle virksomheter må ha på plass for å understøtte kulturelle forandringer og trivsel i den nye normalen.

Dan Hesketh, Senior Product Marketing Manager i Jabra Norge