Enklere anbudshåndtering

Regjeringen har i sitt budsjett for 2015 satt av penger til en felles elektronisk løsning for levering av anbud. Det er viktig at dette første steget mot enklere anbudshåndtering går i helt riktig retning.

Funkas erfaringer med innlevering av anbud tilsier at mye kan forenkles, forbedres og effektiviseres. Blant annet er det mange dokumenter som er like hver gang, og det er derfor lite fornuftig pengebruk at disse både må genereres manuelt for hvert eneste anbud av den som leverer, og deretter kontrolleres manuelt av den som mottar. En sentral godkjenning, tilsvarende hva byggebransjen har, er i høyeste grad relevant også for andre bransjer.

Utjevning av konkurransevilkår

Vel så viktig er det at en elektronisk løsning kan bane veien for mer likeverdig konkurranse.

Med dagens løsning er det svært tidkrevende å levere anbud, både grunnet nevnte repeterende arbeid med egne dokumenter, men også fordi det er noe krevende å finne alle relevante dokumenter som er knyttet til oppdraget. På Doffin, der offentlige oppdragsforespørsler publiseres, er inngangen til konkurransegrunnlag og vedlegg for lite tydelig, og det tar tid å forsikre seg om at all nødvendige informasjon er innhentet.

Videre er det klare mangler innen universell utforming på Doffin. Det handler blant annet om at språket endrer seg uten brukerens inngripen, for svake kontraster, feil i skjemakoding, enkelte mangler i tekststruktur og mangel på konsekvent plassering. Dessuten er selve oppdragsdokumentene ofte mangelfullt utformet.

Totalen at mange brukere per i dag ikke har mulighet til å finne eller lese den nødvendige informasjonen om oppdraget, og blir dermed de facto ekskludert fra å levere anbud.

Dessuten er det mange små men dyktige virksomheter som ikke har kapasitet eller mulighet til å bruke så mye tid på ett potensielt salg. Dermed går det offentlige glipp av verdifulle tilbydere fordi disse heller bruker tiden sin på det private markedet.

Krav til anskaffelsesprosessen

Skal anbud leveres elektronisk, må det utvikles en ny nettbasert løsning for innlevering. Denne vil bli omfattet av kravene for universell utforming av ikt, slik at alle skal få mulighet til å levere anbud, uavhengig av funksjonsevne.

Men det handler om mer enn bare grensesnittet for innleveringen – hele anskaffelsesprosessen må fungere for alle brukere i henhold til den europeiske standarden for universell utforming i forbindelse med offentlige anskaffelser, EN 301549.

Kunngjøringen og tilhørende dokumenter må være oversiktlige og enkle å finne, selve dokumentene må i seg være universelt utformede, og dialogen i anbudsprosessen må foregå og publiseres slik at alle involverte kan finne eventuelle oppdateringer til oppdraget.

Og det aller viktigste: kravene til produktet eller løsningen som skal leveres må inkludere krav om universell utforming. Hvis Regjeringen får dette på plass, er et universelt utformet Norge i 2025 innen rekkevidde.

Susanna Laurin er daglig leder, og Torbjørn Helland Solhaug er ekspert på universell utforming i Funka.