Ikke nødvendigvis feil med store prosjekter

Ingen stoler var ledige i lokalene til Direktoratet for forvaltning og ikt, da de mandag inviterte til frokostseminar. På agendaen stod det allerede mye diskuterte temaet om store ikt-prosjekter i offentlig sektor. Difi-direktør Ingelin Killengreen var ikke overrasket over det store oppmøtet.

– Dette er et tema som er mye omtalt i media. Det har blitt en saying at offentlig sektor ikke kan dette med digitaliseringsprosjekter, at det ofte går galt. Men det finnes også eksempler på at ting går bra. Det er ikke så mye verre en næringslivet og andre man kan sammenligne seg med, men vi er heller ikke bedre. Og vi burde antakelig være bedre, sa Ingelin Killengreen i åpningstalen.

Store prosjekter

Forskning viser at de mest langvarige og største prosjektene er overrepresentert blant de som mislykkes. En ikke ubetydelig andel av ikt-prosjektene har store budsjettoverskridelser, og leverer mye mindre nytte enn planlagt. Flere statlige etater har måtte stanse eller redusere store og ambisiøse prosjekter.

Difi og program for bedre styring og ledelse i staten inviterte derfor til frokostseminar der temaet om behovet for en ny retning for statlige digitalseringsprosjekter ble satt på agendaen.

Innledere

Difi hadde invitert Magne Jørgensen fra Simula Research Laboratory, Frede Wiberg Hermansen fra Politidirektoratet og Christine Bergland fra Helsedirektoratet til å drøfte problemstillingen. 

Magne Jørgensen har vært ansvarlig for rapporten "Suksess og fiasko i offentlige IKT-prosjekter: En oppsummering av forskningsbasert kunnskap og evidensbaserte tiltak". Han mener at det offentlige har blitt bedre, men ser en felles tendens ved de store prosjektene. Jo større et prosjekt er, og hvor lengre tid prosjektet tar, så minsker effektiviteten mens risikoen øker. 

Han spurte om det offentlige burde la være å satse på det store prosjektene, og svarte selv med klar tale:

– Nei! Men omfanget per leveranse må ned, sa han. 

Videre mente han at det er viktig med nøye planlegging, og at man ikke skal ha for høye ambisjoner. Han mener også det er lurt å både gi seg og feile tidlig, for å ha muligheten til å kunne endre løsningen underveis. ​

Too big to fail

- Det må være rom for å feile, sa Frede Wiberg Hermansen i Politidirektoratet.

Hermansen har vært en av hovedpersonene bak politiets revurdering av Merverdiprogrammet - programmet som skulle sørge for et et enormt it-løft innen 2021. Slik ble det ikke. Politidirektoratet konkluderte med å gå i en annen retning. 

- Store prosjekter er ikke nødvendigvis feil, men vanskelig å gjennomføre, sa han, og mener at det er viktig å ha god kontroll på prosessene før man definerer et behov. Om det går for mye prestisje kan fallhøyen bli så stor at prosjektet blir "too big to fail". 

Klar tale

Christine Bergland i Helsedirektoratet er assisterende helsedirektør og divisjonsdirektør E-helse. Hun har ledet flere av de store omstillingsreformene i helsesektoren, og begynte sin innledning med å spørre seg selv om hva som skal til for å gjennomføre store it-prosjekter.

- Det er ekstremt viktig at ethvert prosjekt, stort eller lite, henger sammen med virksomhetens strategi. Det er hauger av virksomheter i helsesektoren. Men har alle en virksomhetsstrategi? Nei! Skal vi lage en felles? Ja. Vi må ha noe felles for helsesektoren.

Hun pekte også på at ansvaret ligger hos øverste leder. 

-Det er ikke nok at de er interesserte i å lære. De bør ha vært på arenaen og hatt og fått skitt på hendene over tid. De bør ha vist interesse og erfaring, og helst også suksess.

Selv om Bergland mener toppledelsen er viktigst når det kommer til suksess, styring og ledelse, mener hun også at prosjektlederne må være riktige og kompetente for jobben. 

-Det må prioriteres å få inn de riktige folkene og få inn en prosjekteier. Noen må eie et hvert prosjekt. 

Hun mener at også tid er et viktig element.

-Ledelsen må sørge for nok tid. Finnes det ikke tid, må man ikke iverksette, sa hun. 

Om de store digitaliseringsprosjektenes tid er forbi var det ikke noe konkret svar på, men ifølge innlederne er det ikke nødvendigvis feil med store digitale prosjekter. Så lenge omfanget ikke blir for stort, man har kontroll på prosessene, en klar styring og godt med tid - ja, da bør ikke nødvendigvis de store digitale prosjektene være dømt til å feile.