Evry ser for seg en kommune som er åpen 24/7

I en pressemelding fra Evry ber de deg se for deg følgende scenario:Marianne er gravid og går til fastlegen der svangerskapet registreres. Etter besøket får hun en tekstmelding fra kommunen med beskjed om å logge seg inn på sin digitale profil for å se de ulike tilbudene de kan tilby gravide. Både under svangerskapet og etter fødsel får mor og far informasjon om aktuelle tilbud.

Kommunen vil endre karakter fra å være reaktiv, der innbyggeren aktivt må søke etter informasjon og tjenester – til å bli en proaktiv tilbyder tilpasset den enkelte innbyggers behov og livsfaser. Tilbud om tjenester til innbyggerne er ferdig saksbehandlet, slik at det holder med å svare et ja eller nei, det skriver Evry.

 Odd Ruud, leder for digital transformasjon innen kommunal sektor i Evry, skriver doktoravhandling om digitalisering i norske kommuner. Eksemplet ovenfor er et av hans drømmescenarioer.– I dag må du søke om alt du likevel har krav på og trenger, oddsen for at Marianne vil ha behov for barnehageplass er eksempelvis veldig stor. Med omvendt tjenestetildeling der kommunen er en tilbyder vil både innbygger og kommune spares for mye unødvendig ressursbruk, sier han i meldingen.

Testes i Sverige

I doktoravhandlingen fokuserer Ruud på suksessfaktorene for å lykkes med digitale transformasjonsprojekter i Norge. Når det gjelder kommunene henger digital samhandling mellom innbyggere og ansatte særlig høyt.–  Innbyggeren og kommunen burde ha mye tettere interaksjon, som i eksemplet med Marianne. Kommunens nettside bør være designet av og for innbyggerne, slik at den blir det foretrukne stedet å finne nødvendig informasjon, få tilgang til tjenester eller stille spørsmål til riktig ansatt.For Nacka kommune i Sverige har Evry utviklet en slik interaktiv kanal: en portalløsning for innbyggere og ansatte der samhandling og interaktivitet er satt i førersetet.– Løsningen gjør det mulig for Nacka kommune å bruke teknologi til å skape innovative løsninger i møtet med innbyggere, næringsliv og ansatte. Portalen erstatter det gamle intranettet for kommunens ansatte. Ved å ta utgangspunkt i de ansattes behov og arbeidssituasjon er portalen bygget opp rundt hvilke oppgaver som skal løses, forklarer Ruud.

Mangler grunnmur

Formålet i den svenske kommunen er å skape ett Nacka der alle interessenter bidrar til å skape en kommune til fellesskapets beste. Odd Ruud har stor tro på tilsvarende løsninger for norske kommuner, men legger ikke skjul på at det er en lang vei å gå.– Den digitale utviklingen går veldig fort, noe næringslivet og innbyggerne er flinke til å være med på. For kommunene er det derimot en større utfordring å henge med og være raske nok. Mange kommuner har ikke på plass grunnmuren som skal til for å lykkes med digitaliseringen.

En grunnmur Ruud mener bør bestå av en fleksibel og skybasert plattform der tjenester raskt kan fases inn og ut fra ulike leverandører etter behov, i tillegg til en moderne og helhetlig applikasjonsportefølje.– Skal det fungere er det selvsagt også helt nødvendig med digital kompetanse på alle nivåer. For å optimalisere digitaliserte tjenesteprosesser må innbyggere og næringsliv settes i sentrum når prosessene designes. Kommunene er innrettet med ulike sektorer som ofte fungerer som siloer, men digitale prosesser kjenner ingen grenser. Kommunene må etablere gode innovasjonsprosesser som ser helhetlig på tjenestetilbudet uavhengig av sektor. 

Som nettbanken

Får man gjennomført de endringer Odd Ruud ser for seg, vil kommunen bli som nettbanken: åpen 24/7, enkel og tilgjengelig.– Ved bruk av digitale interaktive roboter kan all regelstyrt saksbehandling automatiseres. Vi vil kunne utføre de tjenester vi har behov når vi har tid, samt at vi får automatiske tilbud om tjenester vi kan ha behov for når vi trenger de. For kommunen betyr dette frigjøring av betydelige ressurser fra saksbehandling og administrasjon - ressurser som eksempelvis kan brukes til å styrke tjenestetilbudet innen utdanning og eldreomsorg.