Gevinstrealisering: Får it oss til å jobbe smartere?
KRONIKK: Nye it-løsninger er ofte svaret på hvordan vi skal kunne jobbe «smartere». Det kan høres både enkelt og lurt ut å forenkle og forbedre gjennom it, men både forskning og erfaring tilsier imidlertid at det er lett å trå feil. Da lønner det seg å tenke gevinstrealisering.
Her er tre punkter som viser hvordan gevinstrealisering hjelper på veien til smartere jobbing.
1) Smartere jobbing er arbeid som bidrar til virksomhetens mål.
Start med å kunne svare klart og tydelig på spørsmålet "Hvorfor skal vi gjennomføre dette prosjektet?".
Dette kan virke som den største av alle selvfølgeligheter, men dessverre er mange ganger svaret på spørsmålet uklart. Svaret bør beskrive hvordan prosjektet skal bidra til at vi som virksomhet når målene våre, og at vi blir bedre. Det blir ikke smartere jobbing dersom it-løsningen ikke understøtter målene og oppgavene man er satt til å løse som virksomhet.
Gevinstrealiseringsmetodikk byr på verktøy som synliggjør koblingen mellom prosjektets leveranser og virksomhetens mål. Et verktøy som gjerne benyttes er et målhierarki som konkret viser hva prosjektet skal levere (for eksempel en it-løsning med en gitt funksjonalitet), hvilken effekt løsningen skal ha for medarbeidere eller brukere (økt kvalitet, tidsbesparelse, kostnadsreduksjon) og hvordan det igjen støtter opp om virksomhetens mål og samfunnsmål. Ved bruk av verktøyet blir det enkelt å svare på hvorfor prosjektet skal gjennomføres, hvorfor akkurat denne løsningen skal leveres og hvordan effekten av løsningen blir smartere jobbing.
2) Smartere jobbing forutsetter endring av arbeidsvaner
Gevinstrealisering er endringsledelsens søster. Å endre en teknisk løsning er noe helt annet enn å endre en organisasjon og måten man jobber på. Dessverre er det vanlig at endringen som så smart ut i teorien, ikke er like enkel å omsette i praksis.
Dersom man jobber systematisk med gevinstrealisering, vil man allerede tidlig i prosjektløpet få oversikt over hva som skal til for å oppnå ønsket effekt. Altså hva som skal til for at løsningen tas i bruk, blir nyttig og bidrar til smartere jobbing. Viktige forutsetninger kan være å dekke brukerbehov, involvere, gi opplæring og lederstøtte, kommunisere tydelig og skape forståelse for hvorfor endringen skjer. Her finnes også støtteverktøy. Ved å jobbe med en gevinstrealiseringsplan får man oversikt over nødvendige tiltak, når de skal gjennomføres og hvem som har ansvaret.
3) Smartere jobbing forutsetter at endringen er reell og varig
Når har vi egentlig lykkes med smartere jobbing? Hvordan vet vi om prosjektet var vellykket?
Gevinstrealisering gjør at vi ikke nøyer oss med synsing om prosjektets vellykkethet, men måler bruk og verdi av løsningen jevnlig. Måling er et viktig verktøy i gevinstrealisering og gjøres både før den nye løsningen er på plass og jevnlig etterpå. På den måten blir det klart hvilken framgang vi gjør.
Gevinstrealiseringsarbeid holder på lenge etter at prosjektet har pakket sammen. Målingene og oppfølging av gevinstrealiseringsplanen gjør det tydelig i hvilken grad målene er nådd, hvilke tiltak som må gjøres og hvem som har ansvaret. Da er det lettere å holde fokus den tiden det tar før endringen er varig. Etter en tid vil det som en gang ble kalt smartere jobbing defineres som «måten vi pleier å gjøre ting på hos oss».
Celine Marie Hasle, seniorrådgiver i Sopra Steria
