Fra varetransport til hjemmetjenesten

Ved hjelp av kunstig intelligens planlegger datasystemet Spider arbeidslistene til ansatte i hjemmetjenesten. Det gir store gevinster for pasientene, og letter arbeidshverdagen til helsepersonell. Stadig flere kommuner tar nå i bruk Spider i hjemmetjenesten, men systemet ble opprinnelig laget for å flytte varer.

Utviklet for miljø og økonomi

Spider så dagens lys for første gang i 1990. Da var det Sintef, som sammen med flere andre, benyttet systemet i en stor EU-satsning for å optimalisere varetransporten. 

Ni år senere ble Spider Solutions lansert av knoppskytingsselskapet SinVent (i dag Sintef TTO). Selskapet jobbet i flere år sammen med PostNord for å finne optimale kjøreruter. Hvis PostNord kunne benytte færre biler ville dette være gunstig både for miljøet og for økonomien.

Da Spider Solutions ble ansatt-eid i 2008, bestemte de seg for å videreutvikle systemet.

– Nå var vi ikke lenger avhengige av Sintef. Vi lagde en egen optimaliseringsmotor, og bestemte oss for at en såpass forretningskritisk del av virksomheten ville vi ha inhouse, sier Bjørn Sigurd Benestad Johansen, product manager i Spider Solutions.

Han kan fortelle at optimaliseringsmotoren deres har høstet flere verdensrekorder i computer science. 

Til tross for internasjonale priser ønsker selskapet å holde føttene godt plantet på jorden – eller hjulene på veien da, som kanskje er mer presist i dette tilfellet. 

I dag brukes Spider fortsatt av PostNord, men vi finner også selskap som NorgesGruppen, Diplom-Is og Pasientreiser Oslo på kundelisten til Spider Solutions.

– Softwaren vår har ingen greiner, kun en stamme. Vi bruker ett felles produkt for alle kundene, sier Johansen, og sammenligner Spider med Microsoft Word:

– Akkurat som med Word så bruker alle kundene nøyaktig den samme softwaren. Det har mye å si for den rasjonelle driften. Det er alltid noen kunder som har behov for noe spesielt, men da strekker vi oss heller litt ekstra for å finne det generelle ønsket. Det gjør kanskje det grafiske grensesnittet mer komplekst, men definitivt bedre på sikt, konstaterer han.

Fra varer til mennesker

Under et forskningsprosjekt støttet av Oslofjordfondet og Sintef Digital i 2012 ble Spider tatt i bruk i samtlige enheter i hjemmetjenesten i Horten. Overgangen fra manuell til digital planlegging viste at pasientens møter med forskjellige ansatte ble drastisk redusert i løpet av en måned. 

Spider Solution inngikk dermed et samarbeid med Dips Front, og i 2015 ble Spider tatt i bruk for å optimalisere arbeidslistene i hjemmetjenesten. Nå var det ikke lenger bare varer som ble flyttet på, men også mennesker. 

Per dags dato er det ni Dips CosDoc-kommuner som bruker Spider i planleggingen av hjemmetjenesten. Nå jobber Spider Solutions for å få innpass også hos kommuner som bruker andre elektroniske pasientjournalsystemer.

I følge Dips Front, som leverer pasientjournalen Dips CosDoc, opplever de stor interesse blant brukerne:

– Kommunene blir på en god måte avhengige av Spider når dette er implementert. Å starte en slik omstilling krever motivasjon og forankring hos de ansatte og ledelsen, for det endrer måten hjemmetjenesten organiseres og leveres, sier leveranseansvarlig Anette Edvardsen i Dips Front. 

Økt forutsigbarhet

I hjemmetjenesten er Spider integrert med CosDoc, og henter pasient- og oppdragsdata derfra, samt ansattinformasjon fra turnussystemet, kommunens veikart og flere andre parametre. Ut fra dette kan systemet planlegge dagens gjøremål.

Hver dag planlegger og genererer Spider arbeidslister basert på pasientens behov, oppgavene som skal gjøres og hvilke ansatte som er på vakt. Pasientoppdragene tildeles dermed automatisk til en pleier som innehar riktig kompetanse i det aktuelle tidsrommet som oppdraget skal gjøres. Dette skal gi en bedre opplevelse og forutsigbarhet for pleierne, samtidig som det gir store fordeler til pasientene:  

– Med Spider vil sykepleiere og helsefagarbeidere oppleve at arbeidsoppgavene blir jevnere fordelt. Det gir også pasienten økt forutsigbarhet – de vil få hyppigere besøk fra sine kontaktpleiere, og får færre personer å forholde seg til. Hvis kommunen i tillegg bruker digital innbyggerdialog i CosDoc og HelseNorge.no kan pasienten også se eksakt klokkeslett for når pleier forventer å ankomme og hvem som kommer, forteller Edvardsen.

Men det er ikke bare pasient og pleier som nyter godt av Spider. 

Ifølge Edvardsen gir Spider også fordeler for arbeidsgiver. Planleggingsarbeidet som før måtte gjøres manuelt, og som er et omstendelig og tidskrevende arbeid, kan Spider nå gjøre unna på kort tid og med bedre presisjon og ressursutnyttelse enn manuell planlegging er i stand til. Det frigjør både arbeidskrefter og tid, og gir bedre økonomi. 

– En annen fordel med maskinplanleggingen er at hjemmetjenesten kan få ut rapporter og styringsdata. For eksempel kan man enkelt få oversikt over hvordan oppdrag fordeler seg gjennom døgn og uken, for å ytterligere justere på for eksempel hvordan man best planlegger avvikling av pauser, interne oppgaver, møte- og undervisningstid. Det er også nyttig å følge med på indikatorer som direkte og indirekte pasientrettet tid versus tid til interne- og administrative oppgaver sier Edvardsen, og fortsetter: 

– Spider gir også økonomiske gevinster ettersom systemet gjør det mulig å utnytte ressursene på en bedre måte. Stadig flere syke og eldre skal motta helsehjelp hjemme fremover. Med smart planlegging kan man utnytte fagkompetanser og tiden bedre. Det blir fort veldig kostbart å ikke bruke optimeringsverktøy og tro at man klarer det like godt med manuell menneskelig planlegging.