DEBATT:
Nasjonale vurderinger av personvern frigjør kommunal tid
Norske kommuner investerer både tid og ressurser i personvernvurderinger når de tar i bruk digitale verktøy for eksempel i skolen. KS’ vurdering av Google Workspace for Education viser at nasjonalt samarbeid kan gjøre denne oppgaven enklere, sikrere og mer effektiv.
Når digitale verktøy tas i bruk i skolen, er det kommunen som skoleeier som har ansvar for å sikre elevers personvern. Dette er ingen enkel oppgave. Mange kommuner bruker mye tid og ressurser på å utføre personvernkonsekvens-vurderinger (DPIA – Data Protection Impact Assessment).
KS har i et nasjonalt prosjekt utarbeidet en felles DPIA for bruk av Google Workspace for Education i samarbeid med fem kommuner. Denne typen samarbeid er en løsning som både gjør det enklere å ivareta elevenes personvern og samtidig frigjør tid til kommunenes kjerneoppgaver. Det arbeidet som er gjort er ikke bare til glede for skolen – men har gitt læring og overføringsverdi også for DPIA-vurderinger for andre tjenesteområder i møte med teknologigigantene.
Eierskap i alle kommuner
KS har altså sammen med flere kommuner og en fylkeskommune gjort en nasjonal DPIA av Google Workspace for Education. Gjennom dette felles prosjektet har vi ferdigstilt en DPIA i en 80 prosent-versjon. Målet er at alle kommuner selv skal kunne ta eierskap til DPIAen, justere vurderingen etter egne behov og dermed oppfylle sin rolle som behandlingsansvarlige. Samtidig slipper de å starte fra bunnen av.
På denne måten utnytter vi stordriftsfordelene ved å samles om vanskelig og tidkrevende arbeid, slik at den enkelte kommune slipper å stå alene i vurderinger som alle kommuner uansett må gjøre.
«Top-down» og «bottom-up»
Måten vi har jobbet på er en god blanding av «top-down» og «bottom-up». Fra sentralt hold har KS lagt til rette for en felles struktur, felles metodikk og tilgangen til juridisk, pedagogisk teknisk kompetanse. Samtidig har ansatte i kommunene, som kjenner sektoren og dens behov, blitt frikjøpt og har deltatt som prosjektmedarbeidere. Dermed er vurderingene ikke bare teoretiske, men praktisk forankret i den kommunale hverdagen, utformet av personer som vet hvor skoen trykker.
På denne måten utnytter vi stordriftsfordelene ved å samles om vanskelig og tidkrevende arbeid.
Denne kombinasjonen styrker kommunenes handlingsrom. Ved å samordne ressursene på nasjonalt nivå, og la kommunene tilpasse materialet lokalt, blir det lettere å oppfylle personvernkravene. Samtidig får skoleeierne mer tid til å konsentrere seg om det som virkelig betyr noe: gode tjenester og trygge rammer for elevene. Hvem skulle trodd at vi gjennom sentralisering, samstyring og samordning av arbeidet med personvern kunne gir et større lokalt handlingsrom og tid til reelt selvstyre?
