15 usedvanlig tåpelige meldinger

Til tross for varsler om at e-posten er på vei til de evige digitale jaktmarker, mangler det ikke på digitale meldinger sånn til hverdags. At de ikke lenger går gjennom den trauste e-postserveren, men via Facebook, tekstmeldinger og forskjellige pratekanaler, åpner egentlig bare nye kanaler for å tabbe seg ut i meldingsform.

Melding ut i nattesvart

Det er en kjent sak at denne meldingsflommen gjør oss mindre høflige. Man glemmer gjerne å respondere skikkelig, noe man ville gjort om samme innhold var formidlet til oss direkte.

Eller vi skriver i en form eller med et innhold som vi under normale forhold ikke ville brukt ansikt til ansikt. Hver dag sender de fleste meldinger som aldri blir besvart, eller misforstått og ikke så rent sjelden: De blir ikke lest av mottakeren.

Fra våre kolleger i PC World i Danmark henter og deler vi noen gode råd om hva man kan og hva man ikke bør gjøre med digitalmeldinger. Kanskje det gir deg mer effektiv meldingsbruk?

1. Ikke send meldinger i sinne. En melding som er sendt fra en sint eller opphisset avsender er gjerne så ærlig at den ikke løser noe som helst, men det er en effektiv måte å spre sinnet på. På den andre siden er det ofte lurt å skrive av seg det som har blåst lokket av temperamentet. Dette bør lagres som en kladd og tas opp igjen når du har fått fatningen tilbake og temperamentslokket er skrudd på.

2. Sarkasme og ironi er sjeldent noe lurt i digitale meldinger – de kan misforstås av mottakere.

3. Ikke skriv meldinger med et innhold som du ikke vil skal spres til sjefen eller venner og kolleger. En digital melding kan videresendes ukontrollert – også til de som ikke burde fått dem.

4. Ikke forvent svar med det samme. Meldinger er som regel asynkrone i sending og lesning hos mottakeren. Det er også slik at en lang melding ofte lagres for senere gjennomlesing og svar. Det er ofte bare en fordel.

5. Unngå for snar purring på svar til en melding du har sendt, i alle fall med en ny melding. Sjekk heller om andre kanaler som direktemeldinger eller telefon gir kontakt.

6. Vær varsom med hvem du setter i «kopi»-feltet. Grensen med å demonstrere tiltak og aktivitet er hårfin mot å være en ordentlig masekopp.

7. Vær forsiktig med å be om lese- og mottakskvittering for alle meldinger. Det beste er å kun bruke dem på meldingene der du faktisk vil ha være sikker på at mottaker har fått og åpnet meldingen. Husk at en kvittering for at e-posten er lest ikke betyr at meldingen faktisk er lest. Eller forstått. Og mangel på kvittering kan også bety at mottakeren har slått av denne funksjonen.

8. Ikke bruk «Høy prioritet» så ofte du kan. Bare så ofte du må. Misbruk av «Høy prioritet» har en lei tendens til at avsenderen blir gjeteren som ropte «Ulv! Ulv!». Alle meldinger derfra får lav prioritet.

9. IKKE BRUK STORE BOKSTAVER. Det er det samme som å rope en beskjed – eller rope den ene siden i samtalen. Det er både slitsomt og uhøflig for mottakeren, og kan oppfattes som at du skjeller vedkommende ut. Eller for den saks skyld, at du er sprøyte sprø.

10. Ikke send store filer som vedlegg. Unngå også mange filer om du kan. Send heller en lenke. Det minsker belastingen for meldingstjenere og bredbåndskapasitet, og øker sjansen for at vedlegget faktisk kommer fram og ikke henger/stopper langs den digitale kjerreveien.

11. Unngå å sende meldinger til alle mottakerne i en distribusjonsliste med å bruke full e-postadresse for hver enkelt i «Til»-feltet. Bruk Blindkopifeltet og helst selve navnet til distribusjonslisten. Det er uproft å vise nøyaktig hvem som mottar en masseutsending, det gir problemer for mottakere som har sortering- og håndteringsregler basert på distribusjonslisten og i vise tilfeller vil eksterne meldingstjenere blokkere meldinger med for mange mottakere som et antisøppelposttiltak.

12. Om noen vi slettes fra en distribusjonsliste, ikke bekreft dette med å velge «Svar til alle»-knappen.

13. Ikke bruk «festlige» meldingsmaler med farget bakgrunn, ballonger, spas og annen visuell støy. En side er at det kan virke krenkende for en mottaker. Men eldre meldingstjenere eller konkurrerende meldingstjenertyper kan effektivt strippe meldingen for denne moroa og ta deler av teksten med i samme slengen. Da er all tid som er gått med til design og formatering ikke bare bortkastet, men selve meldingen også.

14. Velg skrifttype som kan leses. Skriftsnitt/skrifttype/font i meldinger er gjerne standardlevert fra den som har utviklet tjenesten. De er som regel valgt for god lesbarhet. Verdens kuleste font er ikke alltid verdens mest lesbare.

15. Ikke bruk rød tekstfarge i en melding. Det er en vanskelig lesbar farge og en varselfarge. Det som er skrevet med rødt blir gjerne ansett å være viktigere enn annet innhold i meldingen. Derfor bør det avgrenses til den delen alene.