15 år har Adobe vært på markedet med sin programvare for dokumenthåndtering: Acrobat-familien, som så dagens lys i juni 1993. I utgangspunktet er dette programvare for å distribuere dokumenter til mottakere som hver for seg kan sitte på all verdens programvare til å håndtere dokumenter – inkludert en masse programvareløsninger som ikke er kompatible med hverandre.

LES OGSÅ: CS4 - gigantlansering fra Adobe

Acrobat-konseptet går ut på at informasjon og innhold som er skapt ved hjelp av en rekke forskjellige programmer knyttet til tekstbehandling, tallbehandling, bildebehandling, video og så videre, skal kunne kobles sammen og sendes til en eller mange mottakere. Uavhengig av hva slags programvare mottakerne besitter, skal de for det første kunne ta imot og lese eller oppleve innholdet som de har fått tilsendt.

For det andre skal de få presentert innholdet akkurat i en slik form og i et slikt format som avsenderen har sendt det fra seg i.

LES OGSÅ: - Acrobat 9 er 2-3 ganger raskere

Det var naturligvis mulig å distribuere informasjon elektronisk også før Acrobat slo gjennom, men det var alltid en risiko for at mottakeren ikke hadde kompatibel programvare til å få åpnet det elektroniske dokumentet i det hele tatt.

Eller det kunne hende at informasjonen ble forvridd, forvrengt og kastet omkull fordi dokumentet ble åpnet ved hjelp av annen programvare enn det ble skapt i.

PDF og Reader

To sentrale elementer i Acrobat-konseptet er filformatet PDF (Portable Document Format) og gratisprogrammet som alle kan laste ned for å lese PDF-filer: Adobe Reader (tidligere kalt Acrobat Reader).

Kombinasjonen av Adobe Acrobat og gratisprogrammet Adobe Reader har gjort Acrobat til normdanneren for dokumentutveksling på tvers av applikasjoner og operativsystemer. Acrobat brukes til å konvertere dokumentet man arbeider med til et nytt dokument som kan utveksles med andre pc-brukere, uavhengig av hva slags it-plattform de befinner seg på.

Dette skjer altså i det Adobe-utviklede filformatet Portable Document Format.

PDF-formatet har nylig gått fra å være et proprietært Adobe-format til en åpen standard. Adobe ga i sommer fra seg kontrollen over PDF-formatet til standardiseringskomiteen International Organization for Standardization (ISO).

På mottakersiden kan man altså i prinsippet nøye seg med å ha installert Adobe Reader. Dermed kan man ta imot, åpne og lese alle PDF-filer, enten de kommer som e-postvedlegg eller er lastet ned via internett.

På den andre siden, der hvor man skaper PDF-dokumentene, trenger man imidlertid en rekke verktøy for å kunne lage PDF-dokumenter. Disse PDF-dokumentene kan være satt sammen av informasjon i form av alt fra tekstdokumenter, skjemaer og bildefiler til komplekse presentasjoner, avansert grafikk, arkitekttegninger i 3D og i økende grad også video.

Opp gjennom årene har en rekke Acrobat-verktøy sett dagens lys fra Adobe, med mange forskjellige navn som Destiller, Pdfwriter, Exchange, Approval, Presenter, Livecycle, Webcapture og mye mer.

LES OGSÅ: Pdf uten Adobe Acrobat

Teknologiene er ryddet, samlet og fordelt på litt ulikt sett i de tre Acrobat 9-versjonene Standard, Pro og Pro Extended.

Pro-versjonen har mer fleksible konverteringsmuligheter og byr på mer avansert deling og beskyttelse av dokumenter og formularer. I såkalte kreative og teknologiske miljøer er Pro-versjonen påkrevd.

Extended-utgaven har en snevrere målgruppe, særlig knyttet til avanserte DAK-miljøer der man jobber mye med arkitekttegninger, tekniske tegninger og 3D. Denne versjonen har utvidet støtte for video, blant annet for å konvertere mange videoformater til Flash (gjelder kun Windows-versjonen). Extended-utgaven kan konvertere 2D- og 3D-tegninger fra DAK-programmer til PDF-dokumenter som mottakerne kan se selv om de ikke har tilgang til de aktuelle DAK-programmene.

Versjonen har mer avanserte presentasjonsmuligheter enn de to andre Acrobat 9-utgavene, og kan dessuten brukes til å lage PDF-kart som bevarer metadata og koordinater fra såkalte geospatiale dokumenter.

Tross sin sentrale posisjon er Adobe på ingen måte alene på PDF-markedet. En rekke konkurrenter utnytter det faktum at Adobe har forholdsvis høye priser på sine produkter og tilbyr rimeligere og enklere PDF-løsninger, i noen tilfeller gratisløsninger.

Spørsmålet er nå om Adobe med sine utvidede muligheter i Acrobat 9 har greid å kjøre fra etterligningene. Vi håper å få anledning til å komme tilbake til noen av konkurrentene etter hvert.

Samarbeid

Adobe Reader og konkurrerende gratisprogrammer for å lese PDF-filer har etter hvert fått status som noe som befinner seg på omtrent alle pc-er. Når man i dag kjøper seg en ny programpakke eller et nytt digitalkamera, får man sjelden med seg tykke hefter og tunge bøker med dokumentasjon og opplæringskapitler.

For å spare utgifter til trykking og distribusjon – og angivelig også for å opptre mer miljøvennlig – leverer fabrikantene dokumentasjonen som en PDF-fil på en cd. På cd-en ligger gjerne også Adobe Reader-programmet klart for installasjon. Alternativt blir man bedt om å laste det ned selv via internett.

Men PDF og Acrobat-konseptet er mye mer enn bare slik enveiskommunikasjon. Stikkordet for mye av Acrobat-bruken er samarbeid. Et typisk eksempel er dokumenter der opphavspersonen gjerne vil ha tilbake merknader og forslag til endringer fra dem som har lest dokumentet.

Når vi produserer papirutgaven av PC World, kjører vi først en «elektronisk» korrekturrunde på tekstbehandlingsdokumentet. Når så desken har brukket om sidene og gjort ferdig layout-jobben, får den ansvarlige journalisten en utskrift til gjennomsyn. På tradisjonelt og «manuelt» vis settes det inn korrekturmerknader med kulepenn.

Greit nok så lenge alle sitter i samme lokale. Men det hender at journalisten er på reise når sidene er klarte for gjennomsyn.

I slike sammenhenger er det praktisk å kunne sende en PDF-versjon av de aktuelle sidene via e-post, og notere endringer ved hjelp av Adobe Acrobat.

Det er forøvrig PDF-formatet som brukes også når de ferdige sidene overføres til trykkeriet, selv om PC World-sidene opprinnelig er lagret i Adobe Indesign-format. PDF er altså på ingen måte begrenset til enkle dokumenter.

I Acrobat 9 legges det forøvrig stor vekt på at folk skal kunne samarbeide om dokumenter ikke bare ved å sende dem til hverandre via e-post, men samarbeide i sanntid. To eller flere kan altså jobbe med samme dokument samtidig, mens dokumentet stadig vekk synkroniseres og oppdateres med alles endringer og merknader.

Via et Collaborate Live-vindu kan både dokumentets opphavsperson og de som skal være med og jobbe med dokumentet se den samme siden og det samme utsnittet, samtidig som de chatter med hverandre – eller snakker sammen på telefonen. Nyttig for eksempel hvis du skal vise en kunde et utkast til et markedsføringsprosjekt og vil ha feedback underveis.

Samarbeid om PDF-dokumenter er ikke avhengig av Adobes Acrobat.com-løsning, men kan også gjøres via firmaets eget intranett, en Microsoft SharePoint-server og så videre.

300 nyheter

I alt byr Acrobat 9-familien på nærmere 300 nyheter og oppdateringer. Vi har ikke talt og testet dem alle, men vi er tilbøyelig til å være enig med Adobe i at støtten for Adobe Flash-teknologien er blant de viktigste nyhetene.

Dette innebærer at man ikke lenger er begrenset til å dele statiske PDF-dokumenter, men kan supplere dem med video, lyd, animasjoner, innhold fra internett-sider og så videre.

Sentralt i Acrobat 9 står begrepet PDF Portfolio. I «gamle dager» kunne man nøye seg med å sende av gårde et tekstdokument hvor man hadde innflettet noen bilder eller andre illustrasjoner. I 2008 forventer vi mer. Løsningen er en PDF Portfolio. Dette er et PDF-dokument der den første siden er linker til en rekke «underdokumenter», omtrent som en «hjemmeside» på et internett-sted.

I Acrobat 9 kan man presentere alle disse dokumentene via en «Revolve»-layout, som ligner på det Apple kaller «Cover Flow»i Itunes. Det vil si at man elegant blar i tekstfiler, regnearkfiler, videofiler, lydfiler og kanskje til og med Microsoft Powerpoint-presentasjonsfiler.

Alternative layout-er er blant annet miniatyrer presentert i et rutemønster og «Sliding Row», der de separate underdokumentene ligger på en linje som man blar i.

Nytt i versjon 9 er også mer avansert fargehåndtering direkte i Acrobat, særlig nyttig for folk som produserer trykksaker og websider. Konvertering fra CMYK til RGB og omvendt er blitt forbedret.

Acrobat 9 har forøvrig omfattende støtte for nye PDF-standarder, og Adobe lover at både visning og trykking av PDF-dokumenter følger de standarder som er benyttet.

Såkalt «preflighting» er en gammel funksjon i Acrobat. Dette er teknologi som særlig benyttes ved produksjon av trykksaker for å sikre at resultatet blir som man har tenkt – at det ikke blir kluss med fonter, farger og så videre. Funksjonen er kraftig forbedret i versjon 9, med nytt brukergrensesnitt og mulighet for at man kan grave seg dypere ned i trykksaksfilene enn før.

I mange tilfeller trenger man ikke lenger gå tilbake til den opprinnelige applikasjonen for et element, for eksempel Photoshop, men kan foreta endringene direkte i Acrobat.

Standard-mangler

Den viktigste funksjonen i Pro og Pro Extended som mangler i Standard-utgaven, er nok muligheten til å legge inn revideringsmuligheter for Adobe Reader-brukere. I Standard-versjonen kan man heller ikke gi Reader-brukere anledning til å legge inn digital signatur i dokumentet.

Standard-versjonen har dessuten begrensninger i forhold til Autodesk Autocad, Microsoft Visio og Microsoft Project, og versjonen kan ikke brukes til å legge inn Flash- og H.264-videoer som kan ses via Adobe Reader.

I en del ordinære kontormiljøer er kanskje ikke disse manglene så viktige, men i litt mer avanserte kreative og teknologiske miljøer vil noen av disse manglene være nok til å gjøre Standard-versjonen uaktuell.

Vi har som sagt prøvd Acrobat 9 Pro-versjonen. Veiledende priser på de øvrige Acrobat-versjonene er 3 437,50 kroner for Standard-versjonen, mens Acrobat 9 Pro Extended koster vel 8 000 kroner. Alle versjonene fås til betydelig lavere oppgraderingspriser.

Konklusjon

Nyhetene i Adobe Acrobat 9 er mange og omfattende, og gir en pekepinn på hva som kommer i Creative Suite 4 (CS4), som nå er lansert og kommet i salg når dette leses. Forbedringene i brukergrensesnittet er omfattende, og tilpassing til nye behov, som deling av videoinnhold, gjør Acrobat til et enda nyttigere samarbeidsverktøy enn før.

Hvis du har behov for å distribuere presentasjoner som består av flere typer dokumenter, inkludert video, er vi ikke i tvil om at Acrobat 9 Pro er et verktøy du blir godt fornøyd med.