Nå tar vi bølgen, dere!

Alle organisasjoner med respekt for seg selv har etablert portaler. De skal gi verden utenfor hjelpemidler og informasjon om organisasjonens gjøren og laden. Nå flyttes oppmerksomheten mot de interne interessenter.

Overfor de eksterne interessentene er det vanlig å holde armlengdes avstand. De får publikasjoner og blanketter å fylle ut. De får mer eller mindre velfrisert, webbasert informasjon. Redaksjonen (som pleier å hete informasjonsavdeling) forteller dem det de skal få vite om organisasjonen - og håper at de leser det og tror på det. Men hvem er de interne interessentene? Medarbeiderne, selvfølgelig, men i mange tilfeller også kunder, konsulenter og leverandører.

Alle som er involvert i å fremstille de produkter og tjenester organisasjonen leverer og lever av. De nøyer seg ikke med publikasjoner – selv om de i mange store organisasjoner vasser i informasjon på intranettet. De vil også ha effektiv støtte for samarbeid, for å føre dialog, skape innhold og ellers "spille ball" med hverandre. Disse verktøy har ikke hatt samme status som produksjonssystemer.

Hit og dit

Gartner mener at fagområdet "samarbeidsverktøy" hittil har gjennomløpt tre generasjoner, og vi er på vei inn i den fjerde. Den første generasjon var epost og kalender. Epost er fortsatt det viktigste samarbeidsverktøy vi har fordi det er enkelt å bruke og alle har tilgang til det.

Men i mange tilfeller misbruker vi epost. Den er godt egnet for en-til-en- og en-til-mange-kommunikasjon, men skaper en masse rot når flere enn tre skal samarbeide over lengre tid. Meldinger og vedlegg farer hit og dit, ingen kan være sikker på om de har siste versjon. Postkassene blir fulle av dubletter. Vi må ha noe som er like lett å bruke, men har mer å by på.

Generasjon 2 dukket opp og brakte frem synlige teknologinyheter som instant messaging (chat), telepresence og webkonferanser. Det viktigste elementet var likevel delte arbeidsrom. Istedenfor å sende dokumenter som vedlegg til epost, jobbet alle impliserte mot ett felles sett av dokumenter. Epost ble brukt til å gjøre folk oppmerksom på at det foreligger noe nytt i arbeidsrommet.

Den tredje generasjon er vi midt inn i: Blogger, wikis, RSS-utsendelser (Really Simple Syndication) og sosiale profiler. Men aller mest: Kjente og kjære løsninger fra nettsamfunn som Facebook brukt strictly for bedriftsintern kommunikasjon. Vi må lære oss å skille mellom privatrollen og medarbeiderrollen.

Gartners spådommer

De første tre generasjoner inneholdt nye oppfinnelser og sprikte i alle retninger. Gen4 vil bringe det som er nyttig sammen, i ett konsept. Det første store eksemplet, Googles Wave, vil utfolde seg i løpet av de neste par årene. Her er hva Gartner tror vil skje:

- Gen4 vil inneholde integrerte, universelle dashbord. I dag bruker vi individuelle applikasjoner: Til epost en epost-klient, til IM en IM-klient, til webkonferanser en konferanseklient osv. Denne segmenteringen vil bli avløst av en samarbeidsform som inneholder det hele. Brukerne vil velge og tilpasse kommunikasjonsformen individuelt.

- Den private og den profesjonelle verden vil flyte sammen. Å delta i nettsamfunn og å utføre daglig arbeid vil være to deler av den nye samarbeidsformen. Velkjente mekanismer fra nettsamfunn vil brukes i samarbeidet på arbeidsplassen.

- In-house og nettsky-baserte driftsformer vil komplettere hverandre. Felles arbeidsområder og data vil ligge i skylaget, der de kan nås av alle autoriserte personer.

- Kommunikasjon i sann tid vil være det normale. Vi har forsøkt dette før, bl.a. med IM og webkonferanser, men de foregår i egne sfærer og er relativt lite brukt. I Gen4 vil det ligge hjelpemidler som viser oss når motpartene er til stede og det er lettest å få til kommunikasjon i sann tid.

- Mobilitet vil selvfølgelig være sentral: Du kan delta i samarbeidet uansett hvor du befinner deg og hva slags utstyr du har tilgang til.

- Samarbeid på tvers av organisasjoners grenser vil være lettere å få til. I dag foregår det meste bak de respektive brannmurene, men det er en grov forenkling av det de fleste organisasjoner egentlig ønsker.

- Og sist men ikke minst: Brukergenererte data vil ikke være låst til den applikasjon som var brukt til å lage dem. De skal kunne utveksles uten videre dikkedarer.

2012

Ikke noe av dette er egenlig nytt. Det nye vil være et enklere og bedre integrert totalkonsept. Gen4 finnes ikke i dag, vi ser bare tilløp blant annet fra Google (Wave), Novell (Pulse), Microsoft (Sharepoint 2010) og IBM med LotusLive.

Det de viser frem er tiltalende funksjonalitet som mange vil ha. Før løsningene vil være i vanlig bruk må den underliggende infrastrukturen blant annet sikkerhetsmekanismer og identitetshåndtering være på plass. Da skriver vi i hvert fall 2012.