Ti råd for effektive møter på nett

Ifølge forskere bruker et team-medlem i IT-bransjen opptil ti timer per uke i møter. Mens ledere kan ha tre ganger så mye møtetid. Men hva er effektiv møtekultur på nett, og hvilke møter fungerer som tidstyv i vår nye digitale hverdag?

Fra tidstyv til supereffektivt

Forsker Viktoria Stray i SINTEF er en av dem som har jobbet med denne problemstillingen lenge. Hun forteller at møter i verste fall kan senke farten i prosjekter og oppleves som tidstyver. Virtuelle møter er nemlig langt fra noe nytt – i mange bransjer jobbes det på tvers av kontinenter og helt uavhengig av samlokalisering. Det har gitt forskerne som jobber med dette grundig innsikt i hva som er smart og ikke.

– Det er for eksempel viktig å forstå hva slags møte man skal ha. Ulike møter bør gjennomføres på ulike måter. Det bør være forskjell på korte statusmøter, workshoper der man sammen skal løse et problem og for eksempel allmøter der en hel avdeling eller bedrift skal få opplæring eller ny informasjon, sier hun. Det gjør at også virtuelle møter krever god planlegging for å fungere godt.

Dersom møtet er godt planlagt med en agenda, et klart mål, riktig antall deltakere, gode verktøy og passende lengde, kan møtene bli svært effektive.

• Les også: Ny jobb i koronaens tid?

Dette bør du være oppmerksom på:

Samtidig er det noen fallgruver som er lett å gå i: Den største utfordringen med virtuelle møter er manglende kroppsspråk. Når man kun ser ansiktet blir det vanskelig å oppfatte de signaler som en person vanligvis gir i et fysisk møte. Blir video skrudd av blir det umulig å lese kroppsspråket. Å bruke video og et godt headset er derfor helt nødvendig, mener forskerkollega Nils Brede Moe.

Det er også en utfordring å holde på oppmerksomheten til alle deltakerne. Når deltakerne sitter foran datamaskinen og det dukker opp en mail, en melding eller annet, så er det lett å miste fokus i møtet. Spesielt når møtet har vart en stund eller deler av møtet ikke er oppfattes som relevant.

– Humor og glede stimulerer positiv møteoppførsel. Det å gi ros, oppmuntre til å delta og å foreslå løsninger på problemer øker teamprestasjoner, sier Stray. Klaging har tilsvarende negativ effekt, derfor bør møteledere raskt avbryte de som sutrer og klager.

«Social loafing», å yte mindre i grupper enn det man ville gjort individuelt, forekommer oftere om det er flere deltakere og jo mer anonym man er, opplyser forskeren. Snakker deltakerne tidlig i et møte, øker sannsynligheten for at de er mer aktive senere. Start derfor gjerne med en enkel og uformell innsjekk-øvelse; hva var bra med gårsdagen eller hva tenker man at møtet dreier seg om?

De mest effektive møtene

Undersøkelsene viser også at de fleste som jobber i team bruker litt mer tid i uplanlagte møter, enn de gjør i planlagte møter. Eksempler på uplanlagte møter er de som oppstår ved kaffemaskinen, når man treffer folk i korridoren eller når man går bort til et annet team. Disse møtene oppleves som effektive, mens derimot en stor andel av tiden i de planlagte møtene oppfattes som å gi liten verdi, så mye som 30-40 prosent av tiden oppleves som bortkastet, ifølge forskerne. Møter som gir lite verdi senker farten i prosjektene og reduserer trivsel.

Mange møter er utmattende

Når alle møter gjøres foran maskinen betyr det at man blir sittende mer i ro. For de som vanligvis har mange møter og pleier å forflytte seg fra møterom til møterom, oppfattes det derfor som mer slitsomt å ha mange møter etter hverandre og gjerne uten pauser. Det er også krevende å stirre inn i en skjerm hele dagen, når man vanligvis pleide å se andre mennesker. Derfor er forskerne klare på at vi bør velge – og velge bort, noen møter.

Ifølge forskerne bør man stille seg følgende spørsmål:

• Hvilke møter kan jeg ta mens jeg går meg en tur?
• Når er det best å ha møter for meg?
• Hvilke dager eller tidspunkter i løpet av dagen bør være møtefrie for at jeg skal være produktiv?
• Hvilke møter må jeg ikke være med på?
• Når trenger jeg pauser?
• Og ikke minst: hvilke møter kan nå kuttes helt eller erstattes av noe annet?

Digital møtekultur i praksis?

Hos Sparebank 1 i Oslo kan det synes som om at det har blitt flere møter nå enn før koronakrisen. Og de uformelle møtene er det færre av. Det vil si, de må også settes inn i kalenderen. Det gjør at alle møtene framstår som mer formelle, forteller Marthe Slaatsveen, utviklingsleder og teamleder i SpareBank 1 Utvikling.

Til tross for det, er det enighet i banken om at sosial skravling på nett faktisk fungerer overaskende bra.

– Det føles litt som om vi har blitt mer kjent med hverandre nå, du ser hunden og kona i bakgrunnen. Har du malt der, kan noen spørre. På fredag var det litt artig, noen hadde klipt seg selv, og det ble mye fliring.

Samtidig kan det oppleves som om ikke alt er like greit å dele:

– Jeg sitter i et rom midt i stua. I begynnelsen var jeg redd for at noen av de tre guttene mine eller mannen min kom ruslende i underbuksa, men nå har jeg bare bestemt meg for å «bjuda på», sier Slaatsveen.

En annen utfordring er at det er mer krevende å lede møter, mener hun:

– Noen dager har jeg vært helt tappet av å stirre inn i svarte skjermer uten å få feedback fra folk, sier hun. Jeg har funnet ut at å spørre «Hva synes dere om det?» funker dårlig.  Det er bedre å si: «nå tenker vi på det hver for oss i to minutter. Så tar vi en runde rundt bordet».

Men det er også noen positive sider når det gjelder møtekultur:  

– Møtene starter mer presist nå, og man bruker mindre tid på å komme i gang med møtene. Samtidig bruker vi ikke noen whiteboard, men skriver rett inn i et digitalt verktøy, det sparer oss for etterarbeid, sier Slaatsveen. Hun tror at vi i framtiden vil jobbe mer hjemmefra – og være mer fleksible på når vi jobber. Kanskje blir det vanlig å ta en formiddagsøkt og en ettermiddagsøkt senere på dagen.

På spørsmål om hvilke møter som fungerer best, svarer hun følgende:

– «Monday comittments»; møtene vi har mandag morgen; her ser vi på hvilken plan og mål vi har for uken. Dette er korte møter, som ikke varer mer enn fra et kvarter til 25 minutter. De møtene er de aller beste!

Også hos selskapet Entur, som leverer tjenester som gjør det enkelt å reise på tvers av alle kollektivselskaper, er erfaringene med digitale møter stort sett gode. Her har de ikke flere møter enn før. Men der har de blitt merkbart flinkere til å bruke digitale møteverktøy og se fordelene med å jobbe hjemmefra.

– Før unngikk folk digitale møter, vi var nok forutinntatte om at det var ensbetydende med et dårligere møte, enn om alle var fysisk til stede, forteller Rolf Knutsen. Men nå har innstillingen endret seg. Vi har en ganske flat struktur i organisasjonen og nå deltar alle likt. 

Dessuten tror Rolf Knutsen at de fleste har inntrykk av at produktiviteten er god:

– Vi får jo mye mer fred til å faktisk jobbe. På sikt så kan vi få problemer med å koordinere oss. Men dette har vi fokus på og så langt har ikke dette blitt et større problem enn vanlig, sier han.

Hos Entur er de flinke til å ikke bruke møtene til rapportering om hva man jobber med.

– Vi har mandagsmøter der teamene legger fram hva som er aktuelt i uka som kommer. Det dreier seg ikke om hva vi skal gjøre internt i teamet, men hva som kan være interessant for andre, sier han. En positiv erfaring vi har er at deltagere legger inn punktene de vil snakke om på forhånd. Det gjør det enklere å følge med og gjør at møtene blir kortere og bedre følger agenda.

Her er SINTEF-forskernes ti råd for digitale møter som bidrar til produktivitet:

• Kall inn så få som mulig og være tydelig på hvem som er valgfrie deltakere. Jo flere deltakere jo mindre tid er det mulig å være aktiv. Når kun noen er aktive i møter som krever interaksjon vil det passivisere andre. Når slike møter har flere enn 12 deltakere blir deltakerne mindre fornøyd.  
• Åpne møterommet tidlig. Det er en fordel at deltakere får testet lyd og bilde før møtet starter. Deltakere som logger seg på etter at møtet har begynt ødelegger fort flyten og samspillet i møtet. 
• Statusmøter bør unngås hvis mulig. Denne typen møter oppfattes som nyttig av ledere, men mindre nyttige for andre. De kan erstattes av en-til-en møter eller korte skriftlige oppdateringer. 
• Bruk alltid video. Dette gjør at det er mulig å fange opp kroppsspråk, reduserer sosial loafing og gjør det vanskeligere for deltakerne å multitaske. 
• Vær aktiv som møteleder. Bruk navn på møtedeltakere. Engasjer alle som har valgt å møte opp. 
• Bruk videoverktøyenes funksjoner. Under et videomøte kan det være vanskelig å komme til orde, det kan hende man ønsker å gi en beskjed til andre uten å forstyrre de som snakker osv. Benytt derfor chattefunksjoner parallelt. 
• Kall inn til kortere møter. Parkinsons lov sier at man fyller den tiden som er til rådighet. Setter man av en time, varer møtet fort en time. Spar tid ved å kalle inn til kortere møter. 
• Oppfordre folk til å forlate møtet. Informer alle i starten av møtet om at det er greit å koble seg av hvis man føler man ikke bidrar eller lærer noe nytt. 
• Gjør en evaluering av møter og møtekultur (kontinuerlig forbedring). Hva bør man stoppe å gjøre, hva bør man begynne å gjøre, og hva bør man fortsette med? 
• Tilrettelegg for uplanlagte møter, disse gir mest verdi. Flere uplanlagte møter krever at man kutter ned på antallet eksisterende planlagte møter. Ha kollegaer «lett tilgjengelig», for eksempel ved bruk av kommunikasjonsverktøy som Slack, Discord eller Teams.

Saken er basert på følgende vitenskapelige artikler:

V. Stray, N. B. Moe and D. I. K. Sjoberg, «Daily Stand-Up Meetings: Start Breaking the Rules,» in IEEE Software, vol. 37, no. 3, pp. 70-77, May-June 2020.

Schneider, K., Klünder, J., Kortum, F., Handke, L., Straube, J., Kauffeld, S., 2018. Positive affect through interactions in meetings_ The role of proactive and supportive statements. Journal of Systems and Software 143, 59 70.

Viktoria Stray, Nils Brede Moe, and Mehdi Noroozi. 2019. Slack me if you can! using enterprise social networking tools in virtual agile teams. In Proceedings of the 14th International Conference on Global Software Engineering (ICGSE ’19). IEEE Press, 101–111.