Bli mer effektiv på hjemmekontoret

De fleste av oss er blitt vant med hjemmekontor, enten det er på grunn av signalfeil på jernbanen, sykdom, barnepass eller lignende. Utfordringen med situasjonen rundt Korona-viruset er derimot lengden på et mulig hjemmekontor. Noen dager klarer man seg uten, men opptil to uker i strekk borte fra kontor og kollegaer, kan gjøre hverdagen litt vanskelig.

Enkle arbeidsoppgaver kan ofte gjøres hjemmefra, men når det kommer til samhandling er det viktig å ha de rette verktøyene for å lykkes. Som med mye annet ser man ikke behovet for digital samhandling før det trengs, noe som betyr at for mange kan dette være det første møtet med slike verktøy. EN god løsning her er å øve inn rutiner for slikt før man blir sendt hjem, selv om det i alle tilfeller kanskje ikke er mulig.

Vi har samlet noen enkle tips for hvordan jobb-hverdagen kan bli litt lettere om man skal jobbe hjemmefra i en periode.

Praktisk

Det kan lønne seg å være praktisk forberedt på en lengre periode med hjemmekontor ved å passe på at man har alt man trenger av kabler, ladere og diverse kontorutstyr før man sier farvel til kontoret. Det samme gjelder offline-dokumenter eller programvare man kun har tilgang på via jobben. Mye kan løses via fjernadministrasjon som en VPN, men ikke alle har denne muligheten.

Det kan også være en ide, om du ikke allerede har gjort dette, å sette opp en passord-tjeneste som for eksempel LastPass, for å forenkle innlogging til sider man ellers ikke besøker når man er hjemme.

Det viktigste rådet til de som skal jobbe med digitale verktøy hjemme er: Lytt til it-avdelingen!

Sikkerhet

En hjemmekontorløsning vil av praktiske årsaker ofte være mer usikker enn om man er fysisk til stede på kontoret. Verktøy som VPN er ofte meget godt sikret, men man bør ta forhåndsregler om man ikke sitter på jobbnettverket. Usikker trådløs kommunikasjon er noe man alltid skal være bevisst på, og kanskje spesielt om man skal jobbe over en lengre periode. Det kan med andre ord være greit å unngå å logge inn på jobb-sider fra et gratisnett man finner på en kafe.

Det forventes også en økt mengde angrep i disse tider; hackere har allerede gjort angrep via en kartapplikasjon som skal vise Corona-veksten. En stor økning i ekstern tilgang på nettverket, slik vi nå får med mange som jobber fra hjemmekontor, kan være en drømmesituasjon for noen som vil bryte seg inn.

Om du ikke har tatt med deg jobbmaskinen hjem er det også viktig å huske at sikkerheten ikke nødvendigvis er den samme på egen enhet og at dette bør avklares med it-avdelingen.

Kommunikasjon

Det finnes en rekke løsninger for video-møter der ute, som varierer fra tunge, dyre systemer til enkle gratis-løsninger. De fleste behovene kan dekkes relativt billig eller gratis, men det kan være verdt å sette seg inn i hvordan systemet som brukes på arbeidsplassen fungerer. Noen systemer, som blant annet Cisco-Tandberg eller Poly (tidligere Plantronics og Polycom) har egne løsninger, og om du ikke er vant til å bruke disse er det verdt med en liten leksjon før man prøver fra hjemmekontoret.

Det meste av det man trenger av maskinvare for en god video-løsning finnes i de fleste bærbare pc-er. Det er likevel verdt å nevne at eksterne mikrofoner og kameraer vil gi en mye bedre opplevelse. Om man skal sitte to timer i et møte er det lite som er verre enn dårlig lyd eller forstyrrende bilde, kanskje spesielt om man sitter i et uvant miljø slik man ofte gjør hjemmefra. Et enkelt hodesett med mikrofon hjelper til å isolere lyd og forbedre din egen stemme i møtet; det skal lite til for å forbedre den spinkle lyden fra en bærbar pc.

Et kamera kan også være en god investering, spesielt om man skal bruke en del av tiden hjemme på videomøter. Her finnes det flere gode løsninger og det kan være greit å huske at selv de fleste billige webkameraer er bedre enn kameraet i den bærbare.

Videotjenester

Det finne en rekke videotjenester der ute; Zoom, Google Hangouts, Messenger, GoToMeeting, Facetime med mer. Sannsynligvis har bedriften allerede en tjeneste man bruker, og det beste er naturligvis å bruke denne. De forskjellige tjenestene møter forskjellige behov, og det kan være greit å sette seg inn i disse før man skal logge seg på for første gang.

Vi har over lenger tid testet den norske løsningen fra Whereby, tidligere kjent som Appear.in, til både videomøter og kontinuerlig dagslang video for eksterne medarbeidere. Whereby krever ikke en egen applikasjon; tjenesten fungerer gjennom en nettleser der man gir tilgangen til videokamera og lyd. 

Gratis?

Whereby er i utgangspunktet en gratis løsning, men med en begrensning på fire samtidige brukere i møterommet.I både Pro og Business-løsningen kan man ha opptil 12 deltagere, samt flere rom. Pro koster rett under ti dollar i måneden, mens Business koster nærmere 60 dollar. Business-modulen til Whereby er ment for større selskaper, og gir blant annet en separat og konstant url, mulighet for personalisering av utseendet på tjeneste. Vi opplever Whereby som en enkel, men meget driftssikker tjeneste som fungerer ekstra godt til både korte og lange møter.

Det finnes også meget gode video-løsninger i Office 365, som mange allerede har tilgang på via jobb-konto, da gjennom applikasjonen Microsoft Teams. Teams er det som tar over for den kanskje mer velkjente Skype, og fungerer som Microsofts samhandlingstjeneste.

Teams er mye mer enn bare en videomøte-tjeneste, og bør dekke flere behov i en situasjon der man er borte fra kontoret i en lenger periode. Teams har støtte for utrolige 250 samtidige møtedeltagere på video, noe vi ikke regner med er sannsynlig, men greit å vite at man kan ha mange inne samtidig.

Teams har en egen applikasjon, men kan også brukes i en nettleser, slik de fleste andre verktøyene i Office 365-pakken (www.office.com). Teams har også en rekke muligheter for samhandling som å jobbe samtidig i dokumenter, dele skjerm og dele filer.