Dynamisk innkjøpsordning etter nytt regelverk
IT-JUSS: Ved innføringen av nytt anskaffelsesregelverk er dynamisk innkjøpsordning blitt en langt mer fleksibel og effektiv prosess for gjentakende innkjøp av varer og tjenester.
Fra å ha blitt lite benyttet i Norge tidligere, bør dynamisk innkjøpsordning nå vurderes som et alternativ der det offentlige tidligere har benyttet rammeavtaler – også på området for it-anskaffelser.
En dynamisk innkjøpsordning er en prosess innenfor anskaffelsesregelverket som har som formål å gi rask og enkel tilgang på tilbud fra et stort leverandørmarked. Forutsetningen for å benytte ordningen er at den aktuelle ytelsen ikke trenger særlige tilpasninger for å oppfylle oppdragsgiverens krav. Kjøp av varer som datamaskiner, routere, servere og annen hyllevare vil dermed være en type kategori der dynamisk innkjøpsordning er godt egnet. Men ordningen er ikke begrenset til «hyllevarer» som sådan. Også intellektuelle tjenesteytelser kan omfattes. Her vil typisk it-konsulenter være et område der et er relevant å vurdere dynamisk innkjøpsordning. Selv om de enkelte oppdrag naturlig nok vil være forskjellige, er det ganske enkelt å oppstille de kravene til konsulenten(e) som på et overordnet nivå ikke krever tilpasning til den enkelte oppdragsgiver. Minimumskrav til systemutviklingskompetanse på ulike programmeringsspråk og rammeverk, kompetanse på it-sikkerhet, og erfaringsnivå med videre. kan være aktuelt. Her er det verdt å merke seg at man kan ha ulike kategorier under innkjøpsordningen, slik at man kan dele den opp i ulike kompetanseområder.
Den første fasen er etableringen av ordningen. Denne skal gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse der leverandører kan melde sin interesse. Oppdragsgiver har i grunnlaget beskrevet kravene for opptak i ordningen. Leverandører som oppfyller disse kravene skal bli tatt opp i ordningen. Man kan med andre ord ikke sette en begrensning på hvor mange kvalifiserte leverandører som kan være med i ordningen slik som i en rammeavtale. I motsetning til en rammeavtale, som altså blir et lukket system mellom de aktuelle parter etter avtaleinngåelse, skal muligheten for å få opptak i en dynamisk innkjøpsordning være åpen så lenge ordningen varer. Kunngjøringen må ligge ute under hele ordningens virketid (som ikke trenger å være tidsbegrenset). I etableringsfasen innhentes ikke priser eller konkrete tilbud. Det skjer ingen avtaleinngåelse mellom oppdragsgiver og de kvalifiserte leverandører i denne fasen.
Når oppdragsgiver er klar med en konkret bestilling, skal han henvende seg til samtlige leverandører som er kvalifisert i innkjøpsordningen med en forespørsel om å inngi tilbud. Leverandørene konkurrerer da gjennom tilbudslevering i elektronisk format. Det er ikke lov å forhandle. Oppdragsgiver kårer en vinner i samsvar med de oppstilte tildelingskriterier for det enkelte avrop. Først da inngås en avtale med leverandøren, og da kun for den aktuelle bestillingen.
Både rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger er godt egnet for de tilfellene der man gjør stadig gjentakende innkjøp av en ytelse. Den klare fordelen ved begge er at oppdragsgiver med relativt enkle midler kan foreta bestillinger uten å stadig gjennomføre «tunge» anskaffelsesprosesser i tråd med anskaffelsesregelverket.
Dynamisk innkjøpsordning har på papiret noen fordeler kontra rammeavtaler som er verdt å fremheve. Først og fremst låser man seg ikke til én (eller en liten gruppe) leverandør(er) over tid med de konsekvenser det kan innebære i praksis. Flere oppdragsgivere har opplevd at engasjementet og kvaliteten fra leverandøren kan synke under rammeavtaleperioden. Kanskje spesielt der det er gitt litt for gode prisvilkår. I parallelle rammeavtaler med minikonkurranse kan man etter hvert oppleve at tilbudene uteblir eller er av lav kvalitet. Det kan også være at den leverandøren man inngikk kontrakt med er blitt relativt sett dårligere i rammeavtaleperioden, for eksempel ved at nøkkelressurser har sluttet eller at markedet har tatt igjen eller passert leverandøren hva gjelder kvalitet på ytelsene. Prisene man fikk inn på rammeavtalen kan videre ha blitt dårlige sammenliknet med markedsutviklingen for øvrig.
Ved en dynamisk innkjøpsordning vil man på den annen side ha kontinuerlig konkurranse i det aktuelle markedet blant et større antall leverandører. Dette gjelder både på pris og kvalitet. Nye, gode leverandører som kommer til vil også kunne konkurrere mot de etablerte ved å melde seg inn i ordningen. På den annen side får man en større prisusikkerhet fra gang til gang ved at man ikke har forpliktende maksimumspriser, slik man har under en rammeavtale. Man får også en større rotasjon i de leverandører som er inne som rådgivere. Man får med andre ord ikke et knippe strategiske, langvarige samarbeidspartnere som kjenner virksomheten godt på samme måte som kan oppnås under en rammeavtale med én eller få leverandører. Under en dynamisk innkjøpsordning er det ikke tilbudsplikt, så man kan risikere å ende opp med få eller ingen tilbud på den enkelte forespørsel. Det kan jo til slutt bli slik at det blir en tretthet i markedet om svært mange offentlige aktører skulle velge å etablere egne dynamiske innkjøpsordninger på for eksempel systemutviklere.
På tross av de potensielle nedsider ved en dynamisk innkjøpsordning, mener vi at det er viktig å vurdere muligheten når anskaffelsesstrategien legges. Det nye regelverket har gjort dynamisk innkjøpsordning til en relevant prosess for å oppnå gode innkjøp – også på it-området.
