10 tips til bedre bedrifts-kommunikasjon

1. Mediet må passe til meldingen. Før du velger hvordan du skal samarbeide, bestem hvilken samarbeidsmekanisme som egner seg best.

2. Overkommunisering og inkludering av for mange personer kan være like ugunstig som underkommunisering og ekskludering av teamarbeidere. Samarbeidsløsninger bør ikke være et middel som underminerer personers posisjoner innenfor teamet.

3. «Present» betyr ikke tilgjengelig. Funksjonalitet for Presence i direktemeldinger viser om en kollega er online, opptatt eller ute til lunsj. Men for å oppnå effektivt samarbeid, må vi være oppmerksomme på hvor påtrengende vår kommunikasjon kan være. En enkel forespørsel til en kollaga kan fastslå vedkommendes tilgjengelighet før man sender et antall spørsmål.

4. Enkelhet er et nøkkelord for produktivt samarbeid. Metodene som velges må forenkle jobben, ikke gjøre den mer komplisert.

5. Respekter kulturelle forskjeller. For eksempel er ikke direktemeldinger like godt egnet som et bedriftsverktøy i alle land, og forkortelser varierer ut i fra språk. Det som er morsomt i ett språk, kan være en fornærmelse i et annet.

6. Bygg relasjoner. Personlig kommunikasjon er nok best, men punkt-til-punkt videokommunikasjon kan være omtrent like bra – uten fly og jetlag.

7. Pass på hva du sier. Samarbeidsløsninger kan bevare informasjonen. Informasjonen som utveksles bør bidra til teamets mål og ikke gjøre det pinlig for noen.

8. Samarbeidsverktøy er ingen erstatning for profesjonalitet. Uavhengig av hvilke metoder vi velger, gjelder fortsatt standard praksis av bedriftsetikk og profesjonalitet. Uformelle meldinger og meldinger fulle av feil er uakseptabelt.

9. Sosiale programvareverktøy som blogger og virtuelle miljøer kan være en kort vei til et nettverk med eksperter, finne informasjon og jobbe sammen. Lærlinger og nybegynnere kan være en stille deltaker til man er fortrolig med miljøet.

10. Åpne standarder utvider mulighetene. På samme måte som for open source-miljøet hvor kode er fritt tilgjengelig å bruke, redistribuere og forbedre, er bruken av åpne standarder i opprettelsen av utviklingsmiljøer rundt samarbeidsløsninger en døråpner til et miljø av goodwill og støtte til å forbedre opplevelsen.