Hvem ruler her?
Er det sant at forretningsledelsen får stadig mer å si om it-beslutninger? At valget i praksis er deres? Eller er det slik som det alltid har vært at it-ansatte utreder og it-lederen avgjør i siste instans?
Lenge har det vært hevdet at it er for viktig til å bli overlatt til it-folk. It er ikke bare teknologi, det dreier seg i høyeste grad også om lønnsomhet og overlevelse – og da bør de som har ansvaret for forretningen ha mye å si. Noen mener at it skal nøye seg med en supporterende rolle, sette i verk det som forretnings- og toppledelsen har bestemt. Har de rett?
Gartner har undersøkt hvor saken står nå. Gjennom flere internasjonale undersøkelser ble flere tusen meningsberettigede spurt om tingenes tilstand i deres bedrift. Den som sitter på pengesekken har makt – hvem er det, it eller forretningen?
Hovedkonklusjonen er klar: Det er fortsatt it-lederen som driver verket og har mest å si. Ingen tvil om det. Hun har aldri hatt hånd om 100 prosent av it-midlene, men fremdeles mer enn 60 prosent (det vi pleier å kalle det sentrale it-budsjettet). En annen viktig konklusjon er at beslutningsprosessen er blitt mer kompleks og inkluderende for å imøtekomme forretningens krav om medvirkning. Blant forretningsenhetene har Produksjon mest å si. Mer enn Salg og Markedsføring som man lenge har trodd var de store konsumentene utenfor it-s kontrollsfære. En av grunnene til at Produksjon spiller en så stor rolle er at de såkalte Operational Technologies blir mer og mer rendyrket it i for eksempel helse- og transportsektoren.
Å redusere it-kostnadene er fremdeles det overordnede målet. Jeg har lenge hevdet, sammen med mange andre, at perspektivet er feil: It kan gjerne koste, bare det reduserer kostnadene på andre områder. Dette synet har ikke fått gjennomslag, antagelig fordi kutt i it-kostnader er lettere å måle og holde i ørene enn virkningene.
Undersøkelsene viser at forretningsenhetene har lyst til å øke tilgangen til spesialiserte bransjekunnskaper og forplikte sine leverandører til å garantere målbare effekter av it-satsningene. De færreste kunder er kommet så langt, men retningen er tydelig. Leverandører og konsulenter som klarer å overbevise kundene om at de bringer mer enn god teknologi, vil vinne i det lange løp. Det er også klart at forretningen blir stadig tidligere involvert i store it-beslutninger, uansett om de skal dekke vertikale eller horisontale behov. Det er ikke bare penger som er makt, men også det å definere behov og prioritet.
Gartner har lenge vært interessert i disse problemstillingene. Allerede i 1998 viste en undersøkelse at omtrent halvparten av it-budsjettet ble håndtert utenfor it-s kontroll, ofte uten at it ble forespurt. Gartner har døpt dette "skyggebudsjett". Styringen med denne halvdelen av budsjettet var høyst improvisert.
Undersøkelsene viser toveistrafikk. På den ene siden kommer skyggeanskaffelsene, når de blir oppdaget, ganske ofte under it-s kontroll. Det sentrale it-budsjettet øker med andre ord. På den annen side anskaffes det nye tjenester utenfor it, stadig mer av typen nettsky eller Software-as-a-Service. Det kan bli altfor lett å bestille it-tjenester og programvare hvis man har pengene, men det som fortsatt er vanskelig er å integrere det nye med det gamle.
Tallenes tale for de tre siste årene er klar. Medianet av sentralt it-budsjett som andel av totale it-kostnader lå rundt 80 prosent i 2010, varierende fra bransje til bransje, høyest i forsikring og offentlig sektor. I 2011 sank andelen til 75 prosent og i 2012 til rundt 70 prosent. I enkelte bransjer har det sentrale budsjettet allerede sunket til nærmere 60 prosent av it-kostnadene. Det vil si at trenden peker dit som Gartners 1998-tall viste – om noen år vil omtrent halvparten av it-kostnadene bli styrt utenfor avtalt it-governance.
Konklusjonen er at ting tar tid. Etter 40-50 års it-bruk er it-lederen fremdeles i førersetet når det gjelder de sentrale it-beslutninger og kontrakter. Forretningsenhetene har ikke tatt over ansvaret, men deltar i stadig mer intrikat sammensatte, komitébaserte beslutningsprosesser. Dessuten tar de stadig flere beslutninger på egenhånd.
Skal samarbeidet mellom it og forretning være fredelig, men produktivt, må forretningen i mange bedrifter bygge opp kunnskaper utover nivå ”ønskeliste”. Der ligger kanskje den største hindringen.
