En forutsetning for produktivt arbeid
KRONIKK: It-utviklingen har vært formidabel etter Millenniumskiftet. Derfor er den største utfordringen i dag å gjøre gode valg og å få datasystemene riktig implementert i organisasjonen, skriver kronikkforfatter.
Ifølge Rambøll og Den norske dataforening, mislykkes ni av ti norske virksomheter med å få til ønskede endringer i virksomhetsinterne it-prosjekter. Det er skuffende resultater. Torstein Harildstad, tidligere leder for it-selskapet Software Innovation, hevder at det finnes om lag 200 it-systemer i en gjennomsnitts norsk kommune (ref. Dagens Næringsliv 11.07.16, side 4). Det er mye, men heller ikke enestående. Mange ledere får et Trump-lignende uttrykk når de foretar en komplett opptelling.
Informasjonsteknologi må ses i nær sammenheng med organisering av virksomheter. Imidlertid får dette lite oppmerksomhet i forskningen hvilket er et paradoks når den har en så åpenbar viktig rolle i arbeidslivet. De to anerkjente forskerne innen informasjonsteknologi, ledelse og økonomi, Wanda J. Orlikowski og Susan V. Scott, fant ut at kun fem prosent av i alt 2027 forskningsartikler omhandlet teknologi og organisering. Deres forklaring på dette er mangel på kunnskap i skoler og utdanningssystemer til å analysere og forklare bruken av it-systemer. Det andre er at vi mennesker lett kan forledes til å tro at teknologien «lever sitt eget liv».
It-opplæringen går også på lavbluss i mange bedrifter, og da skyves i prinsippet ansvaret for it-brukerkompetanse nedover i organisasjonen, og i siste instans er det opp til den enkelte bruker. Resultatet blir gjerne en lite effektiv bruk av it-systemene.
Det foregår mange spennende prosesser rundt det å skape produktive arbeidsplasser i det nye arbeidslivet. Norsk Sykepleierforbund, som er Norges fjerde største fagforbund med 230 medarbeidere, jobber målrettet med å øke produktiviteten. De gjennomføre årlige målinger av arbeidsmønsteret i organisasjonen. Det er oppnådd gode resultater, og man er kommet på sporet av flere forhold som påvirker produktiviteten, som for eksempel sammenhenger mellom fysiske forhold på arbeidsplassen og en oppstykket arbeidsdag, samt forbindelser mellom teknologibruk, kommunikasjonsformer og møteeffektivitet.
Det finnes også automatiseringsteknologi som kan øke produktiviteten på arbeidsplassen. Stadig flere bedrifter har fått integrert it-kalendersystemer med reservasjon av møterom. Reserverte møterom som ikke brukes som planlagt, blir automatisk oppdatert som ledig i kalendersystemet. Dette gir gevinster i form av bedre møteromkapasitet, samtidig som det spares noe tid på reservering av møterom. Det finnes også systemer hvor lyssignaler styrer bruken av delte arbeidsplasser («free-seating», «activity based workplaces»). Ideen er hentet fra parkeringshus. Grønt lys viser at plasser er ledige og rødt signaliserer opptatt. Slike løsninger kan forbedre organiseringen av arbeidsplassene og gi reduserte driftsutgifter i bygget.
Jan Kristian Karsen er forfatter og daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse.
