Endringsledelse nødvendig også i små it-prosjekter

Om en ny it-løsning fører til endring av prosesser, roller eller arbeidsmetodikk må man ha endringsledelse også for de små og enkle prosjektene. Det man for ofte feiler på er interne utfordringer knyttet til forståelse og adopsjon av nye måter å jobbe på. Dersom en prosess eller en rolle blir noe endret må man ha respekt for at det tar tid og krever innsats før alle er klar til å jobbe på en litt annen måte.

Min påstand er at om en ny it-løsning fører til endring av prosesser, roller eller arbeidsmetodikk må man ha endringsledelse også for de små og enkle prosjektene. For eksempel dokumenthåndteringsløsninger eller samhandlingsverktøy. Jeg snakker ikke om applikasjoner som gjør at en enkeltoppgave utføres raskere eller bedre. For eksempel et bedre analyseverktøy eller et enklere bildebehandlingsprogram. Slike løsninger kan implementeres og den som skal bruke dem må lære funksjonene i applikasjonen og man kan sette i gang.

Vi ser stadig nye tilsynelatende enkle sky-løsninger som er lett tilgjengelig og kan raskt tas i bruk. Salesforce og Producteev er bra eksempler på disse. De er ferdig oppsatt og man kan enkelt gjøre noen tilpasninger og man kan sette i gang. Det finnes også mange mer eller mindre ferdige løsninger som enkelt kan installeres. Tilsynelatende er det også standard-løsninger og kan brukes direkte. For eksempel for dokumenthåndtering eller prosjektgjennomføring. Ofte kan man laste ned og installere selv.

At løsningen er ferdig satt opp og enkel å forstå er ikke det samme som at man ikke trenger forberedelser før utrulling til flere brukere.

Selv små prosjekter feiler på grunn av manglende endringsledelse.

Det man for ofte feiler på er interne utfordringer knyttet til forståelse og adopsjon av nye måter å jobbe på. Dersom en prosess eller en rolle blir endret må man ha respekt for at det tar tid og krever innsats før alle er klar til å jobbe på en litt annen måte. Det er som regel heller ikke nok at alle nikker og sier ja; slik vil vi jobbe. Man må være sikker på at nye prosesser gir mening, er mer effektive, er forstått, adoptert og implementert. Det tar som regel lenger tid og krever mer innsats enn man tror.

Dersom løsningen blir implementert av en konsulentorganisasjon kan de som regel også støtte arbeidet med endringsledelse. Det kan gi stor verdi å involvere dem i det minste i planlegging av endringsledelsen. Hva bør man gjøre, hvordan gjør man det og hvem skal gjøre det? En del bedrifter sitter ikke med den type kompetanse selv.

Tips for å lykkes med endring:

• Ha en klar visjon om hva du vil oppnå.
• Forankre hos ledelsen og nøkkelpersoner blant brukerne.
• Skap eierskap og engasjement blant brukerne.
• Kommunisér ofte underveis.
• Ikke la deg blende av funksjonalitet – fokuser på hva du trenger som et første steg.
• Planlegg langsiktig og vær forberedt på endringer.
• Ha tilstrekkelig opplæring i både prosesser og løsning.

Det finnes mange tips og råd om man vil gjøre dette selv. Temaet er tatt om av mange, som for eksempel AIIM og Strategy+Business.

Jeg tror at flere mindre it-prosjekter ville blitt mer vellykket om man planla med mer innsats i endringsledelse. Om man ikke har kompetanse eller kapasitet internt kan det være nyttig å involvere leverandør eller andre med erfaring. I det minste til planlegging, metodikk og tips.

Tore Brathaug er tjenesteansvarlig i Canon Norge.