Samordner kommunikasjon via skyen

Samordnet kommunikasjon, Unified Communication, var hett for ti år siden. Siden har samhandling som forutsetter samordnet kommunikasjon tatt over fordi samhandling tilbyr verdiøkende tjenester. Mange forbinder samhandling først og fremst med effektive videokonferanser, men det er de totale virkemidlene som bidrar til samhandlingen.

Samtidig dokumentutvikling, tilsvarende den elegante løsningen til Xait, er et godt eksempel på dagens samhandling.

Telefoni og data

Det nye med samordnet kommunikasjon var at telefoni og datateknologi ble benyttet i samspill. Tidligere ble det benyttet telefonkonferanser som var totalt uavhengig av digitale løsninger. Mange direktører har opp gjennom årene nærmest sovet seg gjennom telefonkonferanser med konsernledelsen.

Det var ip-telefoni som gjorde det mulig å samordne pc-er og telefoner. I kombinasjon med oversikt over tilstedeværelse var det mulig å sette opp spontane arbeidsmøter med deltagere geografisk spredd hvor både tale og dokumenter var virkemidler.

Men i samordnet kommunikasjon er det i dag først og fremst evnen til å kombinere lyd og bilde som er viktig.

-- God lyd er veldig viktig, men også bilde. Vi vil gjerne gi god brukeropplevelse, sier Markus Elgström, teknisk sjef i Norden for Polycom.

Videre er evnen til å benytte en skytjeneste som en del av løsningen nytt siden samordnet kommunikasjon ble introdusert. Det vil også bli benyttet nye mobile apparater som en del av løsningen. Mange bærbare pc-er er blitt virkelig mobile. Nettbrett kan benyttes, men store mobiltelefoner vil bli brukt av folk på farten. Også digitale klokker vil spille en rolle i samordnet kommunikasjon.

Imatis har laget en løsning hvor smartklokken Apple Watch inngår.

Se muligheter

-- Det tok lang tid å beslutte et IKT-samarbeid. Kongsbergregionen er veldig fremoverlent med hensyn til å se muligheter for samarbeid. Administrasjonene ser verdien. Men vi er fortsatt bare i startfasen på den digitale fremtiden for kommunene, sier Oddvar Kaasa, daglig leder for Kongsbergregionen IKT.

Kongsbergregionen er ikke det eneste regionale kommunesamarbeidet. Det finnes en rekke andre. Kommunene i Agderfylkene, rundt Gardermoen og i Værnesregionen er noen eksempler. Dermed forenkles fremtidige kommunesammenslåinger hvor flere kommuner i en region kan forenes.

For Kongsbergsregionens syv kommuner Flesberg, Hjartdal, Kongsberg, Nore og Uvdal, Notodden, Rollag og Tinn er det evnen til å jobbe effektivt sammen som har drevet frem den nye løsningen Komsam1.

Arkitekturen og virkemidlene i Komsam er utviklet av konsulentfirmaet Sopra Steria etter en dialogbasert anskaffelsesprosedyre med Kongsbergregionen som hadde 40 forskjellige krav ifølge Sopra Steria. Denne formen for vurdering av alternativene er foreløpig lite brukt i det offentlige, men gir rom for å endre oppfatning av hva slags løsning som skal anskaffes.

-- Vi rydder i eget hus ved å benytte en felles mail, felles video og fra første kvartal felles telefoniløsning, forklarer Oddvar Kaasa.

Telefoniløsningen baseres på kontaktsentersystemet Trio som leveres av Atea basert på IP-telefoner fra Avaya. Hvor Trio sørger for å holde oversikt over tilstedeværelse basert på Microsoft, men også Cisco.

Et annet alternativ er telefoni og video fra Polycom som er den internasjonale samhandlingsleverandøren som har jobbet tettest med Microsoft.

Komme ut

-- For at vi skal lykkes å digitalisere Norge må kommuner og etater komme ut av siloene sine og tenke helhetlig. Her går Kongsbergregionen i front. Det vi har spesialisert oss på er en hybrid løsning, hvor deler av løsningen leveres fra skyen mens resten kommer fra kundens datasenter. Store kunder og det offentlige ser på et hybrid alternativ, sier Atle Rønningen, prosjekteier for Kongsbergregionen og leder for infrastruktur i Sopra Steria.

-- Kombinasjonen av Office 365 og en hybrid løsning med Exchange gjør at det er lett å flytte brukere, sier Anna Olsson, direktør for Office-divisjonen i Microsoft Norge.

Komsam ble overlevert fra Sopra Steria rett før jul hvor de ansatte fikk felles e-postsystem, men først måtte 3.200 brukere konverteres. Grovt sett hadde Sopra Steria benyttet 2.000 timeverk på prosjektet, hvorav rundt en fjerdedel til ledelse og styring.

Oppgaven videre er å lære opp og få de ansatte familiære med resultatene av Komsam samtidig som Kongsberggruppen IKT ser fremover og jobber med neste prosjekt.

Løsningen gir felles e-post, lynmeldinger, skrivebordsdeling via Skype, Desktop video, ip-telefoni og videokonferanser, det vil si alt som inngår i samordnet kommunikasjon og samhandling.

-- Vi og Kongsbergregionen er klar over at det krever et stort opplæringsløp. Vi har derfor kommet med innspill for å få med seg brukerne, forteller Atle Rønningen.

-- Til nå har det vært Komsam1. Komsam1 vil være avsluttet til sommeren. Komsam 2 rettes mot innbyggerne. Prosjektet vil handle om innbyggertjenester og vil sannsynlig starte i 2016/2017, forteller Oddvar Kaasa.

Det vil bli en selvbetjeningsportal for innbyggerne. Målet er å øke digitaliserte tjenester kraftig i årene som kommer. Løsningen vil være skybasert. Håpet er å få med nisjeleverandører som har spesialisert seg på ett område, gjerne utenlandske.

Ferdigstilt

Den nye samhandlings og kommunikasjonsløsningen Komsam1 ble ferdigstilt to dager før jul i 2015. Da var samtlige ansatte i Kongsbergregionen på en felles hybrid skyløsning basert på Microsofts teknologi med det digitale postkontoret Exchange og videokonferansesystemet Skype for Business som bærere.

Microsoft har sertifisert utstyr fra en rekke leverandører slik at arbeidsbetingelsene skal bli optimale. Dette forholder Kongsbergregionen seg til. Eksempler er hva slags headset det kan velges mellom for å oppnå god lyd.

-- Det er tilgangen på kompetanse som gjør at Kongsbergregionen velger å gå over til Exchange og Office 365, sier Erlend Johannessen, rådgiver og salgsansvarlig for Kongsberggruppen i Sopra Steria.

-- Vi så at det var ineffektivt å sitte på ulike kommunikasjonsløsninger i en såpass tett sammenknyttet region. Ved å gå over til én felles løsning vil graden av samhandling øke mellom ansatte og avdelinger i de sju kommunene, sier Oddvar Kaasa.

Kaasa leder et sett med fagfolk fordelt over de syv kommunene hvorav tolv er på Kongsberg og fem er på Notodden. Totalt 25 fagfolk jobber med å skaffe ansatte og innbyggere i de syv kommunene gode it-tjenester. Selv om grunnlaget for samordnede tjenester nå er klargjort for bruk vil bruken det neste halvåret avgjøre om den hybride løsningen er tilfredsstillende.

Arbeidet den siste tiden før julen 2015 ble å flytte brukerne i Kongsberg og Notodden fra et digitalt postsystem til et annet. IBMs Lotus Notes ble skiftet ut med Microsoft Exchange og Outlook.

3.200 brukere har gått over fra Lotus til Exchange. Totalt skal det betjenes 5.000 ansatte.

-- Det er brukerne på Notodden og Kongsberg som har kjørt Notes. I de andre fem kommunene har det vært Exchange. Disse skal migrere fra Exchange 2010 til 2013. Det vil skje en gradvis opptrapping mot Office 365, forklarer Oddvar Kaasa.

Felles nett

Komsam1 har vært mulig å realisere fordi Kongsbergregionen i løpet av de seneste syv år har bygget opp en felles nettverksløsning. Allerede i 2008 hadde Kongsbergregionen en avtale med Numedal Fiber. Det første prosjektet etablerte en infrastruktur for å effektivisere it-driften i regionen.

Førende for praktisk samarbeid på tvers av kommunene er lovparagraf 27 som regulerer interkommunalt samarbeid. Denne har sitt opphav i kommuneloven av 1921. Det oppfordres til samarbeid med deltagere fra de forskjellige kommunene. Samarbeidet skal ha et styre. For Kongsbergregionen IKT er det alle rådmennene. Private eller statlige aktører kan ikke delta.

-- Samarbeidet som foregår i store deler av kommune-Norge rundt digitalisering hvor man baserer seg på paragraf 27 er veldig bra og en praktisk tilnærming mens man venter på resultatet av kommunereformen, sier Kirsti Kierulf, partner i rådgivningselskapet A20.

Kirsti Kierulf har jobbet mye for å få til digitalisering i kommunene de senere årene, først som leder av Kommit, senere som direktør i Evry for kommune og helse.

Prosjektet for sammenkobling mellom de syv kommunene fikk betegnelsen Høykon og involverte Numedal Fiber, Notodden Energi, Telefiber og Tinn Energi. Numedal leverte anbudet på et oppgradert nett mellom alle kommunene, men det ble nettselskapet ATB-Nett som koordinerte leveransen siden alle nettselskapene hadde et forhold til ATB-Nett enten som eiere eller partner.

-- Kongsbergregionen er en viktig kunde for våre eiere og leveransen er et eksempel på de fremtidsrettede tjenestene som kan leveres i vår region. Disse omfatter et høykapasitets samband og profesjonell drift, sier Olaf Steff-Pedersen daglig leder i ATB-Nett AS.

Resultatet er at Kongsbergregionen har en redundant ringstruktur, hvor alle kommunene har en kapasitet på 1 Gbit per sekund fibertilkobling mens dataene til de to datasentrene overføres med 10 Gbit per sekund. Internettilgangen er på 500 Mbit per sekund.

Trengs det mere kapasitet kan denne oppgraderes til 2 Gbit per sekund og 40 Gbit per sekund.

Fremme utvikling

-- Vi dannet en felles IKT-enhet for å hjelpe til med å fremme utvikling og samarbeid. Vi tar oss av alt på telefoni. Vi har felles helpdesk og felles infrastruktur, forteller Oddvar Kaasa.

Derfor har it-fagfolkene ryddet opp i mye gammel infrastruktur.

-- Vi måtte begynne på det nederste laget og skape et godt stamnett. Deretter legger vi på tjenester, lag for lag. Grunnlaget for den tekniske infrastrukturen ble besluttet for tre år siden. Den skulle være fleksibel og skalerbar, hevder Oddvar Kaasa.

Fra 2016 er det derfor kommunale fagsystemer og den nye samhandlings og kommunikasjonsplattformen som gjør at saksbehandlingen i de syv samarbeidende kommunene blir mer inkluderende og effektiv.

-- De ansatte skal oppleve at løsningen er enkel å lære og lett å bruke. Den nye løsningen skal spille våre folk gode, forklarer Oddvar Kaasa.

Datamaskinene kjører Microsofts programvareteknologi med Vmware for virtualisering i de to datasentrene. Mange av brukerne bruker VDI, Virtual Desktop Infrastructure, tynne klienter med Vmwares tynnklientprogramvare View.

-- Jeg jobber selv bare i VDI. Det forutsetter en god nettverksstruktur og «Low Latency», hevder Oddvar Kaasa.

Low Latency omfatter systemets evne til å reagere lynraskt på en forespørsel. Det er derfor det er nødvendig med et høyhastighets fibernett. På Notodden benytter 95 prosent av brukerne tynne klienter, enten som «nullklienter», Ipad med tastatur eller pc.

En nullklient er en liten boks med en prosessor for å optimalisere nettverksprogramvaren. Kongsbergregionen benytter Wmvare View som har lisensiert programvaren Pcoip fra kanadiske Teradici. Denne programvaren effektiviseres ved bruk av Teradicis spesialprosessor for Pcoip. I Hewlett-Packards nullklienter er Teradicis prosessor bygget inn.

Todelt

Det spesielle med den nye løsningen Komsam1 er at den er todelt, det vil si hybrid. Den benytter datamaskineri på Notodden og Kongsberg og Microsofts skyløsning Azure med Office 365.

De tunge brukerne benytter pc-er mot lokal løsning. De tidvise brukerne skal benytte tynne klienter mot Office 365 i nettskyen. Samtlige brukere kan kommunisere med hverandre. Over tid vil Kongsbergregionen vurdere om flere av kommunens ansatte skal flyttes til nettskyen.

I utlandet er det ifølge Sopra Steria stor interesse for «Cloud First», det vil si at alt legges ut i skyen. Alternativet er «Mobile First».

-- Cloud First/Mobile First treffer ikke i Norge. Derfor er et hybrid oppsett det de fleste store virksomhetene og det offentlige er interessert i. Vi har spesialisert oss på en hybrid løsning, hevder Erlend Johannessen.

Erlend var arkitekt sammen med fagfolkene for å skissere den løsningen som Kongsberggruppen valgte.

-- Det er attraktivt med sky-abonnement fordi skyen først får forbedringene, forklarer Atle Rønningen.

Sopra Sterias rolle har vært å være systemintegrator for Microsoft og utstyrsleverandørene. Derfor er Sopra Steria sertifisert på godkjent utstyr til bruk i et Microsoft basert miljø.

-- Vi har ikke levert hardware, men rådgitt hva brukerne skal bruke. Microsoft har en liste over godkjent utstyr. Løsningen støtter hjemmekontor, sier Atle Rønningen.

-- De tyngste databrukerne får en Exchange-konto. Lettere brukere, eksempelvis de som er mye på farten, flyttes opp i skyen. Dermed sparer vi store lisenskostnader, påpeker Oddvar Kaasa.

Identifikasjon overføres

For å få til den hybride løsningen har Sopra Steria sørget for at alle ansatte er definert i Microsoft Active Directory. Alle er kjente på tjenestemaskinene på Kongsberg og Notodden via AD Connect. De som er tilkoblet Office 365 er også kjent i skytjenesten hvor identifikasjonsdataene overføres, «Federeres».

Hensikten er at alle brukerne bare skal identifisere seg en gang for systemet. Deretter skal alle tjenester være tilgjengelige, (Single Sign On).

-- Single Sign On krever federering, hevder Erlend Johannessen.

Med felles identifikasjonssystem er grunnlaget lagt for innføring av nye tjenester som de ansatte kan benytte på tvers av kommunene.

Tynne klienter er både en velsignelse og en utfordring. Fortrinnet er at programvaren ligger sentralt, flere kan dele og oppgraderingen skjer uten påvirkning av brukerne. Kravet er en god forbindelse mellom brukerutstyret og datamaskinene.

Utfordringen kommer når det skal benyttes videokonferanse, hos Kongsbergregionen Skype for Business. Med vanlige pc-er identifiserer de seg for konferansesystemet og benytter spesielle codecker, regelverk for komprimering av lyd og bilde.

Det er fullt mulig i en pc som benyttes som tynn klient hvor pc-en kan kjøre H.264. Det er ikke mulig i en nullklient som ikke har eget operativsystem. I slike tilfeller må videokameraet ha ekstra funksjonalitet som sørger for komprimeringen i henhold til H.264.

Ellers må all bilde og lydbehandlingen skje i de sentrale datamaskinene. Sopra Steria har derfor anbefalt at lyd og bilde for nullklienter strupes sentralt. Det er ikke optimalt, men alternativet er enten ikke å benytte null-klienter, ha tilkoblet videoutstyr som komprimerer, eller å ha høyhastighetsforbindelse til datamaskinene som skal bearbeide grafikk, lyd og bilde.

Foreløpige tester i Kongsbergregionen tilsier at de skal kunne håndtere tynne klienter ved bruk av Skype for Business.

Interessen for Ipad er stor blant politikerne.

-- De fleste kommunene i regionen utstyrer politikerne med Ipad. Dette har pågått en stund. Alle politikernes Ipad-er har app-er som bidrar til blant annet å hente ned saksdokumenter, forklarer Oddvar Kaasa.

Det pågår et prosjekt for å se på ny løsning for sak/arkiv. Ett av alternativene er Ephorte med Evry som leverandør. Ephorte oppfyller kravene til den norske arkivstandarden Noark 5. Programvaren er utviklet av programvareselskapet Gecko Informasjonssystemer i Kristiansand. Men Evry er ikke eneste alternativ. Det finnes to tre andre.