Posten Bring til skyen på seks måneder

Dette er trolig en av Norges største gjennomførte digitaliseringer.

Posten Bring er en gigantisk statlig distributør av post, pakker og store leveranser, og de har eksistert lenge. De har dermed et hav av IT-løsninger og ulike systemer i alle aldre.

På et tidspunkt var det altfor mye gammelt, der hele kjernevirksomheten lå på stormaskin-teknologi.

Hårete mål

Dette var i 2019, og selskapet satte seg en solid ambisjon om en større digital omstilling av hele selskapet som også skulle innebære en skyløsning.

– Vi satte et hårete mål. Dette kan vi klare, mente vi, fordi vi trengte de fordelene som skyen gir, med både fleksibilitet og skalerbarhet, sier Anne Ruth Gjerstad.

Hun er avdelingsdirektør med ansvar for modernisering og videreutvikling av forretningsløsninger i Posten Bring. Hun er dessuten på listen over Topp 50 Tech-kvinner, som er utarbeidet av Abelia og ODA-nettverket.

– Vi hadde ikke da en detaljert plan på alt vi skulle gjøre. Men vi visste vi var nødt til å komme opp med en skyløsning. Dette var en strategisk beslutning. På den tiden hadde vi en stormaskin som virket helt fint, men hele kjernevirksomheten vår var i den, sier Gjerstad.

Millioner og milliarder

For å sette oppgaven litt i perspektiv; Posten Bring, eid av Næringsdepartementet, håndterer årlig over 100 millioner pakker og 6,5 milliarder sporingsforespørsler. Selskapet har rundt 12.000 ansatte.

Siden 2014 hadde konsernet kjørt et prosjekt med å få alle konsernets selskaper inn i én felles ERP-løsning fra Oracle.

– Det lykkes vi med i april 2024. Da hadde vi migrert 60 selskaper inn samme løsning hvor alle benytter konsernfelles økonomiprosesser, noe som gir oss mange muligheter fremover, sier direktør Konsernregnskap i Posten Bring, Irene Contardo.

Hun deltar også i intervjuet. Mens Gjerstad sitter på teknologisiden av oppgraderingen, sitter Contardo på forretningssiden av digitaliseringen.

Møtte motstand

Men underveis fra flere ulike forretningssystemer, til den lykkelige dagen i april i fjor da ERP-systemene var samlet og de var klare for å migrere til skyen, var det mye å ta fatt i.

Til tross for at Posten Bring fikk fjernet en del gamle løsninger som ikke lenger hadde support under konsolideringen inn i én felles ERP-løsning, dukket det opp nye humper i veien.

– ERP-løsningen skalerte ikke, brukerne fikk ytelsesproblemer og den konsernfelles løsningen måtte oppgraderes, sier Contardo.

– Vi var i krisemodus, og hadde ikke råd til ikke å gjøre noen ting, supplerer Gjerstad.

Disse faresignalene diskuterte de to tilbake i 2021-2022, som resulterte i at de sammen kjørte en veikartanalyse for ERP i 2022. Analysen inneholdt fem veier å gå, fra en lokal oppdatering av alt de hadde «on-prem», til å gå for en full skyløsning.

Fra påske til jul

– Basert på den analysen kom vi opp med en strategi og en plan for hvordan dette kunne løses. Vi falt ned på en løsning med infrastrukturen i sky og oppgradering av «on-prem»-applikasjonen, sier Contardo.

Dette innebar at 80 prosent av selskapets teknologi skulle over i sky.

– Jeg er fortsatt sikker på at det var den beste løsningen. De andre var enten ikke gode nok eller alt for omfattende og kostbare, legger hun til.

Ved påsketider i 2024, rett etter at alle selskaper under Posten Bring-paraplyen var inne i samme ERP-løsning, gikk de videre med skymigrering og modernisering av hele ERP-løsningen.

At det skjedde akkurat da var planlagt lenge for ikke å forstyrre selskapets høysesong.

Mye på én gang

Det var tre virksomhetskritiske forretningssystemer med over 200 grensesnitt og 50 millioner årlige ordrelinjer for konsernet som skulle migreres til skyen.

Fra «Black Week» i slutten av november til julefreden senker seg i slutten av desember er det enormt hva som skal hentes, fraktes og leveres for logistikkmaskinen Posten Bring.

– Dette er ikke en god periode for datatrøbbel, så vår migrering til sky og modernisering av konsernfelles ERP måtte være ferdig i løpet av 10 måneder og innen julestria kommer, sier Contardo.

– Inn mot høysesongen har vi ikke tid til noe nedetid i det hele tatt, legger hun til.

Dermed var det duket for å gasse og bremse samtidig.

Må planlegge

Å migrere konsernfelles ERP, som er et nav i systemlandskapet, kan samtidig sammenlignes med å bygge om et propellfly til jetfly mens man er i luften.

– Jeg pleier å sitere «Founding Father» Benjamin Franklin når jeg snakker om akkurat dette. Han skal ha sagt at: «By failing to prepare, you are preparing to fail», sier Gjerstad.

– Man er helt avhengig av god planlegging og å ha dedikerte og gode folk om bord for å klare å følge opp et komplekst prosjekt med 65 kompetente mennesker involvert, legger hun til.

Ifølge Gjerstad og Contardo ble den høye kompetansen på løsningene, både forretningsmessig og teknisk i Konsernregnskap og IT fremhevet under «roadmap»-prosessen. En prosess Accenture hjalp til med.

– De fremhevet at kompetansen blant våre folk på prosjektet ville være en kritisk suksessfaktor for å lykkes i en skyreise. Vi er heldige som har folk som er dyktige og nysgjerrige, sier Gjerstad.

Tematikken er også noe Gjerstad holdt foredrag om på Devoteams konferanse Forretningssystemer 2025 nylig.

Dro fordeler av

– Når tre virksomhetskritiske løsninger med 200 grensesnitt skal migreres måtte vi ha kontroll på det meste av endringene internt i prosjektet. Vi måtte minimere påvirkningen på og unngå avhengigheter til andre løsninger, sier Gjerstad.

– Vi dro fordeler av at vi allerede hadde Azure-plattformen etablert, og modellerte vår Oracle-sky på erfaringer derfra, og så designet vi arkitekturen for konsernfelles ERP med å flytte mest mulig som det var (Lift and Shift) med fremtidig utvikling i tankene, og kun gjøre de mest nødvendige oppdateringene, legger hun til.

Selskapet hadde med seg erfarne folk fra driften fra dag én i prosjektet for å unngå overleveringsproblemer og kompetansetap når de gikk i produksjon.

Mange vurderinger

Implementøren, Tata Consultancy Services (TCS), stilte ifølge Gjerstad med flinke folk som også sikret kontinuitet inn i driften.

– Vi kunne kjørt alt på Azure, men Oracle viste seg å ha det mest konkurransedyktige tilbudet for Oracle eBusiness systemene våre, og Oracle-skyen skalerer helt usannsynlig bra, sier Gjerstad.

På dette punktet i samtalen åpner slusene seg fullstendig om vurderinger som ble gjort i den ene eller andre retningen, utfordringer som dukket opp, samtaler med Oracle, samtaler med Microsoft. Infrastrukturen Posten Bring hadde og utfordringene som måtte overvinnes for å komme i mål.

– Det var helt topp. I Posten Bring gjør vi ingenting hodestups. Det vi kom frem til, var et helt bevisst valg, sier Gjerstad.

Eksperter fra hele verden

– Det var helt avgjørende at vi hadde med oss så kompetente ressurser både internt i konsernregnskap og DTS (interne IT-konsulenter), samt hos leverandørene, hvor vi spesielt vil fremheve TCS og Oracle. Vi hadde tilgang til eksperter fra hele verden som kunne bistå oss kjapt med løsninger når utfordringer oppstod, noe som var helt avgjørende for å klare dette på så kort tid.

– Vi gikk «Big Bang Live» i løpet av en helg, og med overraskende lite feil. Det ble ingen eskaleringer til ledelsen, sier Gjerstad stolt.

I ettertid ser de at gevinstene kommer gradvis, og at oppgraderinger kommer av seg selv og uten nedetid. De jobber likevel hele tiden med å få på plass rutiner for å sjekke oppdateringene som kommer.

Et annet tankesett

De må vite hva oppgraderingene betyr for eksisterende løsning, samt hvilken ny funksjonalitet de bør ta i bruk som er blitt tilgjengelig.

– Det å leve i skyen krever et annet tankesett hvor en tar i bruk de nye mulighetene, automatiserer mest mulig og følger opp kostnadene, understreker Gjerstad.

Effektene Gjerstad og Contardo mener de har fått etter overgang til konsernfelles ERP og den etterfølgende migreringen til sky er:

Alle de nordiske selskapene er i samme ERP-løsning:

• Muliggjør utvikling og forbedring.
• Standardiserte prosesser og datamodeller.
• Gjør det også mulig å «insource» alle regnskapstjenestene fra India til konsernets regnskapssenter i Helsingborg – automatiseringen og standardiseringen gjør at det er kostnadseffektivt å ha disse tjenestene internt.

Infrastrukturen er migrert til skyen:

• Dette gir en mer skalerbar, fleksibel, stabil og sikker løsning og tilgang til moderne og fremtidsrettet teknologi.

Sist, men ikke minst – De har en oppgradert versjon av ERP-løsningen, som gir:

• Forbedret funksjonalitet, som gir enda flere muligheter for forbedringer og utvikling.
• Støtte for mange år fremover.

Fremtid med KI

Nå ser selskapet mot fremtiden, vel vitende at de har sikret en moderne løsning for mange år fremover.

– Denne skymigreringen har gitt oss en skikkelig vitamininnsprøytning og vi er nå klare for å utforske hva den innebygde kunstige intelligensen i Oracle kan gi oss, sier Gjerstad.

– Vi tester blant annet prediksjon av framtidige innbetalinger, prediksjon av kostnadsallokering og dokumentgjenfinning. Jeg er spent på resultatene av disse utforskningene, men det verste som kan skje er at vi har lært noe, legger hun til.

Hun understreker at hun er teknologioptimist, og legger vekt på viktigheten av å være ansvarlig i bruk av denne moderne teknologien.

– Den skal brukes til det beste for menneskene, så kritisk tenkning og etikk er viktig å ivareta, avslutter Gjerstad.